Дипломная работа на тему "Автоматизация документооборота в ООО "ПолиНекст""

ЗАДАНИЕ
на работу обучающегося

(ФИО обучающегося в родительном падеже)

Тема работы: Автоматизация документооборота в ООО "ПолиНекст"

Структура работы. Введение
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
2. Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.2. Характеристика результатной информации
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Cценарий диалога
2.3.2. Характеристика базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.4. Испытания разработанного решения
2.4.1 Перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям
2.4.2 Методы проведения испытаний
2.4.3 Проведение проверочных испытаний и их результаты
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Заключение Приложения

3. Основные вопросы, подлежащие разработке. Введение
Во «Введении» необходимо обосновать актуальность выбранной темы работы, сформулировать ее цель. Исходя из цели, обозначить задачи, решение которых, позволит достичь поставленную цель.
В главе 1 необходимо представить обоснование актуальности выбора автоматизируемой задачи, проектных решений по информационному, программному и аппаратному обеспечению, дать ее развернутое описание, отразить взаимосвязь с другими задачами, изложить используемую стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.
В разделе 1.1. необходимо привести краткое описание компании и таблицу показателей ее деятельности, рисунок организационной структуры и его описание, рисунки программной и технической архитектуры, а также их описание.
В разделе 1.2. следует обосновать актуальность выбора автоматизируемой задачи, для этого необходимо провести анализ организационной, программной и технической архитектуры с целью определения перечня задач, которые необходимо автоматизировать и выбора наиболее приоритетной из них. С целью определения информационных потоков выбранной задачи необходимо привести соответствующие IDEF диаграммы. Далее необходимо привести рисунок, отражающий документооборот автоматизируемой задачи, таблицу прагматических характеристик соответствующих документов (периодичность, время на обработку и так далее) и определить комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих информационную безопасность и защиту информации в рамках решаемой задачи.
В разделе 1.3. необходимо провести анализ готовых программных решений автоматизации учета контингента учебного заведения (школа, колледж, университет и т.п.), определить стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы. При разработке собственного решения необходимо указать отличия от уже существующих.
В разделе 1.4. необходимо провести анализ и обосновать выбор средств, используемых для автоматизации задачи: технического обеспечения (компьютеры и периферия, сетевое оборудование, офисная техника, дополнительные устройства), программного обеспечения (операционная система, СУБД, среда разработки, другое прикладное ПО), информационного обеспечения (классификаторы, справочники, документы, информационные базы). Также необходимо описать существующую техническую архитектуру подразделений учебного заведения, которые будут работать непосредственно с проектируемой системой.
В главе 2 необходимо представить проектные решения в соответствии с выбранной моделью жизненного цикла: начиная с анализа рисков на всех этапах разработки системы и закачивая примером ее опытной эксплуатации.
В разделе 2.1 необходимо провести выбор стандарта и модели жизненного цикла, соответствующих автоматизируемой задаче, а также стратегии внедрения проектируемой информационной системы. После этого следует перечислить риски для каждого этапа выбранной модели жизненного цикла и определить пути их снижения, в том числе посредством разработки средств информационной безопасности и защиты информации проектируемой системы.
Раздел 2.2 отражает процесс проектирования информационного обеспечения задачи и должен содержать:
• рисунок информационной модели и ее описание;
• таблицу используемых систем кодирования и описание классификаторов;
• описание входных и оперативных документов, файлов и экранных форм;
• описание результатных документов, файлов и экранных форм;
• таблицы входных и результатных показателей, а также их описание.
Раздел 2.3 отражает процесс проектирования программного обеспечения задачи и должен содержать:
• рисунки дерева функций и сценария диалога, а также их описание;
• рисунок ER – модели (количество таблиц в ER модели должно быть равно количеству таблиц в информационной модели), описание структуры записей каждой таблицы;
• рисунок дерева вызова программных модулей, а также таблицу с перечнем и назначением модулей;
• блок-схема основного/расчетного модуля, описание блок-схем алгоритмов основных расчетных модулей.
Раздел 2.4 отражает процесс прохождения предварительных испытаний автоматизированных систем до внедрения их в эксплуатацию. Должны быть рассмотрены:
• перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям;
• последовательность проведения испытаний;
• методы проведения испытаний и обработки результатов испытаний;
• критерии приёмки ИС по результатам испытаний;
• описание хода проверочных испытаний и достигнутого результата.
В главе 3 приводится методика расчета показателей экономической эффективности и расчеты, сделанные в соответствии с изложенной методикой. Расчетные данные следует представить в виде таблиц и диаграмм, отражающие сравнение базового и предлагаемого вариантов. В Заключении необходимо подвести итоги проектирования. Раскрыть содержание основных выводов, сделанных учеником, представить краткую характеристику результатов, полученных в ходе решения поставленных во «Введении» задач и, тем самым, ответить на основной вопрос работы: о степени достижимости поставленной в работе цели.
В Список использованной литературы обучающийся приводит только ту литературу и иные информационные источники, которые он лично использовал при написании данной
работы. Причем ссылки на данную литературу и информационные источники обязательны по всему тексту работы. Заимствованные чужие тексты в обязательном порядке заключаются исполнителем в кавычки, как принадлежащие другому автору. Сноски приводятся постранично нарастающим итогом от № 1 до № N. Количество сносок по тексту работы должно быть никак не меньше количества, использованных литературных источников.
Приложение обязательно должно содержать фрагмент листинга программного кода (распечатка на исходном языке программирования отлаженных основных расчетных модулей - около 400 операторов языка высокого уровня или адаптированных программных средств, использованных в работе), также могут быть приведены:
• схемы или таблицы из основной части работы;
• результаты выполнения контрольного примера;
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих существующую технологию решения задач («КАК ЕСТЬ»);
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих предлагаемую технологию решения задач («КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»);
• схемы документооборота;
• примеры классификаторов;
• формы первичных и результатных документов;
• распечатки меню, экранных форм ввода, получаемых отчетов в разработанной системе;
• а также другие материалы проекта, кроме текстов договоров с клиентами и иных "шаблонных документов" (в тех случаях, когда для их существенных реквизитов проектируется форма, а по результатам ввода и сохранения в информационную базу имеется возможность распечатки документа "по шаблону").
В одном приложении нельзя размещать различные по смыслу таблицы или рисунки. Не допускается дублирование в приложении материала, размещенного в основной части проекта.
С детальным рассмотрением содержания каждого пункта, а также примерами схем и таблиц необходимо ознакомиться в «Методических указания по проектированию для направления подготовки 09.03.02 ИСиТ, размещенных личном кабинете студента в разделе «Документы». При подготовке работы вы можете пользоваться дополнительными литературными источниками, а также основной литературой, список которой приведен ниже.
Исходные данные по работе.

Основная литература
1. Басыня, Е.А. Системное администрирование и информационная безопасность : учебное пособие : [16+] / Е.А. Басыня ; Новосибирский государственный технический университет. – Новосибирск : Новосибирский государственный технический университет, 2018. – 79 с. : ил.
2. Мирошниченко, И.И. Языки и методы программирования: учебное пособие / И.И. Мирошниченко, Е.Г. Веретенникова, Н.Г. Савельева; Министерство образования и науки РФ, РГЭУ (РИНХ). – Ростов-на-Дону: Издательско-полиграфический комплекс РГЭУ (РИНХ), 2019. – 188 с.
3. Филиппов, Б.И. Информационная безопасность. Основы надежности средств связи: учебник / Б.И. Филиппов, О.Г. Шерстнева. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 241 с.

Дополнительная литература
1. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. – 8-е изд., стер. – Москва: Дашков и К, 2019. – 395 с
2. Информационные технологии: лабораторный практикум : [16+] / авт.-сост. А.Г. Хныкина, Т.В. Минкина ; Северо-Кавказский федеральный университет. – Ставрополь : Северо-Кавказский Федеральный университет (СКФУ), 2018. – 122 с. : ил. – Режим доступа: по подписке.
3. Нагаева, И.А. Алгоритмизация и программирование. Практикум: учебное пособие / И.А. Нагаева, И.А. Кузнецов. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 168 с.
4. Марусева, И.В. Управление сложными системами: (введение в основы автоматики и информатики) / И.В. Марусева, Ю.П. Петров; под общ. ред. И.В. Марусевой. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 180 с.
5. Сидорова, Н.П. Информационное обеспечение и базы данных: практикум по дисциплине «Информационное обеспечение, базы данных» / Н.П. Сидорова, Г.Н. Исаева, Ю.Ю. Сидоров; Технологический университет. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 85 с.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 9
ГЛАВА 1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 11
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и ООО
«ПолиНекст». Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 11
1.1.1 Характеристика ООО «ПолиНекст» и его деятельности 11
1.1.2 Организационная структура управления ООО «ПолиНекст» 14
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС ООО «ПолиНекст» 16
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 18
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 18
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 21
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 22
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации 23
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 24
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 24
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 31
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 32
1.4. Обоснование проектных решений 34
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению ..............................................34
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 36
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 37
ГЛАВА 2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 39
2.1 Разработка проекта автоматизации 39
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 39
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 40
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации 41
2.2 Информационное обеспечение задачи 42
2.2.1 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 42
2.2.2 Характеристика результатной информации 42
2.3 Программное обеспечение задачи 56
2.3.1 Сценарий диалога 56
2.3.2 Характеристика базы данных 58
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 58
2.4 Испытания разработанного решения 59
2.4.1 Перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям 59
2.4.2 Методы проведения испытаний 59
2.4.3 Проведение проверочных испытаний и их результаты 60
ГЛАВА 3. ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 62
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 62
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 66
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 68
ПРИЛОЖЕНИЯ 71

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире автоматизация документооборота является неотъемлемой частью почти каждой компании. Информационные технологии позволяют решать проблемы в области корпоративного управления, в том числе улучшения контроля и ускорения бизнес-процессов, улучшения отслеживаемости, оптимизации рабочего времени, экономии затрат на оплату труда и повышения производительности труда. Единственный способ реализовать такие задачи - внедрить автоматизированную систему.
Примерами реализации решений в России, являются программа «1С: Предприятие», занимающая 31.2 % долю рынка и программа «SAP» с весомыми 50.2 %.
Однако попытки внедрения таких систем требуют основательного подхода к проблеме.
Внедряемая система снижает затраты компании и решает существенный объем задач: контроль движения продукции на складе; управление бизнесом и автоматизация управления документами; расчет себестоимости продукции и анализ рентабельности производственной деятельности; учет заказов на покупку; планирование заказов на продукцию.
Большинство операций производится сотрудниками вручную, что сокращает объем выполненной ими работы и ведет к снижению прибыли. Не оптимальное использование информации на предприятии существенно замедляет ее обработку и эффективность применения для управления предприятием. В настоящее время очень важную роль играет структурированная информация по различным предметным областям. Информация должна быть понятна и удобна для анализа, обработки и согласования, как заказчикам, так и исполнителям. Но получение такой информации в необходимой форме задача, требующая большое количество усилий и знаний в данной области.
Целью работы является автоматизация документооборота в компании ООО «ПолиНекст».
Для достижения результата необходимо решить следующие задачи:
? изучить предметную область и выявить недостатки существующей организации обработки информации, определяющих необходимость разработки данного проекта;
? разработка конфигурации «1С: Предприятие 8.3»;
? обосновать экономическую эффективность проекта. Объект исследования – ООО «ПолиНекст».
Предмет исследования – документооборот компании.
Структура исследования: введение, три главы, заключение, список использованных источников и приложения.
Во введении определена актуальность и место задачи, объект и предмет исследования, поставлена цель, а в соответствии с ней – задачи работы.
Первая глава представляет собой аналитическую часть работы. Вторая глава – проектную часть. В третьей главе обоснована экономическая эффективность проекта автоматизации документооборота, включающая расчет показателей.
Заключение содержит выводы по всей работе.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Вострецова Е.В. Основы информационной безопасности : учебное пособие для студентов вузов / Е. В. Вострецова. — Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2019. — 204 с. [Электронный ресурс].
2. Галимянов А.Ф., Галимянов Ф.А. Архитектура информационных систем / А.Ф. Галимянов, Ф.А. Галимянов. – Казань: Казан. ун-т, 2019. – 117 с. [Электронный ресурс].
3. Герасимчук, В. А. Автоматизация процессов предприятия / В. А. Герасимчук. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2016. — № 11 (115). — С. 654-657.
4. Горбенко А.О. Информационные системы в экономике: учебное пособие / А. О. Горбенко. — 3-е изд. (эл.). — Электрон. текстовые дан. (1 файл pdf : 295с.).—М. : БИНОМ. Лаборатория знаний, 2015.— [Электронный ресурс].
5. Долганова О.И. Моделирование бизнес-процессов : учебник и практикум для академического бакалавриата / О.И. Долганова, Е.В. Виноградова, А.М. Лобанова ; под редакцией О.И. Долгановой. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. — 289 с. — (Бакалавр. Академический курс). — ISBN 978-5-534-00866-1. — Текст : электронный // ЭБС Юрайт [Электронный ресурс].
6. Ишмурадова И.И., Павликов С.В. Проектирование информационных систем: учебно-методическое пособие / И.И. Ишмурадова, С.В. Павликов. – Набережные Челны: Изд-во Набережночелнинского института КФУ, 2019. –
36 с. [Электронный ресурс].
7. Каурова О.В. Финансово-экономический анализ предприятия туристской индустрии : учебное пособие / Каурова О.В., Малолетко А.Н., Подсевалова Е.Н. — Москва : КноРус, 2017. — 215 с. [Электронный ресурс].
8. Коробко В.И. Теория организации: учеб. пособие для бакалавров и магистров вузов / — М. : АНО ВО «Институт непрерывного образования», 2016. – 168с. [Электронный ресурс].
9. Костровец Л.Б. Теория организации и организационное поведение: учебник / Л.Б. Костровец, И.Ю. Беганская, Л.В. Черная, Л.В. Кулешова, М.А. Малик, Н.Г Яблонская. –Донецк : ГОУ ВПО «ДонАУиГС», 2017. –575с.
10. Куль Т.П. Операционные системы. Программное обеспечение: учебник / сост. Т.П. Куль. – Санкт-Петербург : Лань, 2020. – 248 с. : ил. – (Учебники для вузов. Специальная литература). [Электронный ресурс].
11. Николаев М.А., Махотаева М.Ю. Оценка эффективности проектов: Учебное пособие. – Псков: Изд-во ПсковГУ, 2017. –234 с.
12. Похилько А. Ф. Моделирование процессов и данных с использованием CASE- технологий : учебное пособие / А. Ф. Похилько, И. В. Горбачев, С. В. Рябов. – Ульяновск : УлГТУ, 2014. – 163 с. [Электронный ресурс].
13. Хахаев И.А. Информационные таможенные технологии: учеб. пособие. – СПб: НИУ ИТМО, 2014. – 122 с. [Электронный ресурс].
14. Чистова Д.В. Проектирование информационных систем : учебник и практикум для академического бакалавриата / под ред. Д.В. Чистова. — М. : Издательство Юрайт, 20176. — 258 с. — Серия : Бакалавр. Академический курс. [Электронный ресурс].
15. Ясенев В.Н. ИНФОРМАЦИОННАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ: Учебное пособие. Авторы: Ясенев В.Н., Дорожкин А.В., Матвеев В.А., Сочков А.Л., Ясенев О.В. Под общей редакцией проф. Ясенева В.Н.–Нижний Новгород: Нижегородский госуниверситетим. Н.И. Лобачевского, 2018. – 182с. [Электронный ресурс].
16. Яшин С. Н. Оценка эффективности инновационной деятельности: учебник / С. Н. Яшин, И. Л. Туккель, Е. В. Кошелев, С. А. Мака- ров, Ю. С. Коробова. — Нижний Новгород: Изд-во Нижегородского госуниверситета, 2018. — 409 с. [Электронный ресурс].
17. О системе Directum [Электронный ресурс].
18. О системе DocsVision [Электронный ресурс].
19. О системе PayDox [Электронный ресурс].