Дипломная работа на тему "Автоматизация документооборота в ООО ЭОС"

ЗАДАНИЕ
на работу обучающегося

(ФИО обучающегося в родительном падеже)


Тема работы: Автоматизация документооборота в ООО "ЭОС"

Структура работы. Введение
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
2. Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.2. Характеристика результатной информации
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Сценарий диалога
2.3.2. Характеристика базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.4. Испытания разработанного решения
2.4.1 Перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям
2.4.2 Методы проведения испытаний
2.4.3 Проведение проверочных испытаний и их результаты
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Заключение Приложения
3. Основные вопросы, подлежащие разработке. Введение
Во «Введении» необходимо обосновать актуальность выбранной темы работы, сформулировать ее цель. Исходя из цели, обозначить задачи, решение которых, позволит достичь поставленную цель.
В главе 1 необходимо представить обоснование актуальности выбора автоматизируемой задачи, проектных решений по информационному, программному и аппаратному обеспечению, дать ее развернутое описание, отразить взаимосвязь с другими задачами, изложить используемую стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.
В разделе 1.1. необходимо привести краткое описание компании и таблицу показателей ее деятельности, рисунок организационной структуры и его описание, рисунки программной и технической архитектуры, а также их описание.
В разделе 1.2. следует обосновать актуальность выбора автоматизируемой задачи, для этого необходимо провести анализ организационной, программной и технической архитектуры с целью определения перечня задач, которые необходимо автоматизировать и выбора наиболее приоритетной из них. С целью определения информационных потоков выбранной задачи необходимо привести соответствующие IDEF диаграммы. Далее необходимо привести рисунок, отражающий документооборот автоматизируемой задачи, таблицу прагматических характеристик соответствующих документов (периодичность, время на обработку и так далее) и определить комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих информационную безопасность и защиту информации в рамках решаемой задачи.
В разделе 1.3. необходимо провести анализ готовых программных решений автоматизации учета контингента учебного заведения (школа, колледж, университет и т.п.),
определить стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы. При разработке собственного решения необходимо указать отличия от уже существующих.
В разделе 1.4. необходимо провести анализ и обосновать выбор средств, используемых для автоматизации задачи: технического обеспечения (компьютеры и периферия, сетевое оборудование, офисная техника, дополнительные устройства), программного обеспечения (операционная система, СУБД, среда разработки, другое прикладное ПО), информационного обеспечения (классификаторы, справочники, документы, информационные базы). Также необходимо описать существующую техническую архитектуру подразделений учебного заведения, которые будут работать непосредственно с проектируемой системой.
В главе 2 необходимо представить проектные решения в соответствии с выбранной моделью жизненного цикла: начиная с анализа рисков на всех этапах разработки системы и закачивая примером ее опытной эксплуатации.
В разделе 2.1 необходимо провести выбор стандарта и модели жизненного цикла, соответствующих автоматизируемой задаче, а также стратегии внедрения проектируемой информационной системы. После этого следует перечислить риски для каждого этапа выбранной модели жизненного цикла и определить пути их снижения, в том числе посредством разработки средств информационной безопасности и защиты информации проектируемой системы.
Раздел 2.2 отражает процесс проектирования информационного обеспечения задачи и должен содержать:
• рисунок информационной модели и ее описание;
• таблицу используемых систем кодирования и описание классификаторов;
• описание входных и оперативных документов, файлов и экранных форм;
• описание результатных документов, файлов и экранных форм;
• таблицы входных и результатных показателей, а также их описание.
Раздел 2.3 отражает процесс проектирования программного обеспечения задачи и должен содержать:
• рисунки дерева функций и сценария диалога, а также их описание;
• рисунок ER – модели (количество таблиц в ER модели должно быть равно количеству таблиц в информационной модели), описание структуры записей каждой таблицы;
• рисунок дерева вызова программных модулей, а также таблицу с перечнем и назначением модулей;
• блок-схема основного/расчетного модуля, описание блок-схем алгоритмов основных расчетных модулей.
Раздел 2.4 отражает процесс прохождения предварительных испытаний автоматизированных систем до внедрения их в эксплуатацию. Должны быть рассмотрены:
• перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям;
• последовательность проведения испытаний;
• методы проведения испытаний и обработки результатов испытаний;
• критерии приёмки ИС по результатам испытаний;
• описание хода проверочных испытаний и достигнутого результата.
В главе 3 приводится методика расчета показателей экономической эффективности и расчеты, сделанные в соответствии с изложенной методикой. Расчетные данные следует представить в виде таблиц и диаграмм, отражающие сравнение базового и предлагаемого вариантов. В Заключении необходимо подвести итоги проектирования. Раскрыть содержание основных выводов, сделанных, представить краткую характеристику результатов, полученных в ходе решения поставленных во «Введении» задач и, тем самым, ответить на основной вопрос работы: о степени достижимости поставленной в работе цели.
В Список использованной литературы обучающийся приводит только ту литературу и иные информационные источники, которые он лично использовал при написании данной работы. Причем ссылки на данную литературу и информационные источники обязательны по всему тексту работы. Заимствованные чужие тексты в обязательном порядке заключаются в кавычки, как принадлежащие другому автору. Сноски приводятся постранично нарастающим итогом от № 1 до № N. Количество сносок по текстуработы должно быть никак не меньше количества, использованных литературных источников.
Приложение обязательно должно содержать фрагмент листинга программного кода (распечатка на исходном языке программирования отлаженных основных расчетных модулей - около 400 операторов языка высокого уровня или адаптированных программных средств, использованных в работе), также могут быть приведены:
• схемы или таблицы из основной части работы;
• результаты выполнения контрольного примера;
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих существующую технологию решения задач («КАК ЕСТЬ»);
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих предлагаемую технологию решения задач («КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»);
• схемы документооборота;
• примеры классификаторов;
• формы первичных и результатных документов;
• распечатки меню, экранных форм ввода, получаемых отчетов в разработанной системе;
• а также другие материалы проекта, кроме текстов договоров с клиентами и иных "шаблонных документов" (в тех случаях, когда для их существенных реквизитов проектируется форма, а по результатам ввода и сохранения в информационную базу имеется возможность распечатки документа "по шаблону").
В одном приложении нельзя размещать различные по смыслу таблицы или рисунки. Не допускается дублирование в приложении материала, размещенного в основной части проекта.
С детальным рассмотрением содержания каждого пункта, а также примерами схем и таблиц необходимо ознакомиться в «Методических указания по проектированию для направления подготовки 09.03.02 ИСиТ, размещенных личном кабинете студента в разделе «Документы». При подготовке работы вы можете пользоваться дополнительными литературными источниками, а также основной литературой, список которой приведен ниже.
Исходные данные по работе.
Исходные данные к разделу 1: Устав ООО «ЭОС», организационная структура ООО
«ЭОС», спецификация аппаратного и программного обеспечения ООО «ЭОС», характеристика документооборота ООО «ЭОС», показатели экономической деятельности ООО «ЭОС».
Исходные данные к разделу 2. ГОСТ ISO 12207, описание моделей жизненного цикла, методы классификации информации, методология разработки программного обеспечения.
Исходные данные к разделу 3. Методика расчета показателей экономической эффективности, формулы для вычисления показателей.

Основная литература
1. Басыня, Е.А. Системное администрирование и информационная безопасность : учебное пособие : [16+] / Е.А. Басыня ; Новосибирский государственный технический университет. – Новосибирск : Новосибирский государственный технический университет, 2018. – 79 с. : ил. – Режим доступа: по подписке.
2. Бойко Э. В. 1С: Предприятие 8.0. Универсальный самоучитель; Омега-Л - Москва 2017. - 232 c.
3. Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 283 c.

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 10
I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 13
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 13
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности 13
1.1.2. Организационная структура управления предприятием 14
1.1.3. Программная и техническая архитектура информационной системы предприятия 16
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 19
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 19
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 22
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 25
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации 27
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 29
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 29
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 33
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 35
1.4. Обоснование проектных решений 36
1.4.1. нование проектных решений по информационному обеспечению36
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению 39
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 41
II ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 44
2.1. Разработка проекта автоматизации 44
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 44
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 48
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации 49
2.2. Информационное обеспечение задачи 54
2.2.1. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 54
2.2.2. Характеристика результатной информации 57
2.3. Программное обеспечение задачи 60
2.3.1. Сценарий диалога 60
2.3.2. Характеристика базы данных 62
2.2.1. Информационная модель и ее описание 62
2.3.3.Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 65
2.4. Испытания разработанного решения 72
2.4.1 Перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям 72
2.4.2. Методы проведения испытаний 72
2.4.3. Проведение проверочных испытаний и их результаты 74
III ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 80
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 80
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта 81
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 86
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 89
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 91
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 92
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 94
ПРИЛОЖЕНИЕ 4 96
ПРИЛОЖЕНИЕ 5 97

ВВЕДЕНИЕ
Работа отдела кадров в организации с большим количеством сотрудников предполагает накопление большого обьема информации о персональных данных сотрудников, при этом вся эта информация традиционно хранится на бумаге. Как правило, это много информации, как по содержанию, так и по объему. Не имея в работе автоматизированных систем, почти невозможно быстро подобрать данные о перемещениях сотрудников внутри компании, об их дисциплине, норме выработке.
Темой данной работы – автоматизация документооборота на примере ООО «ЭОС».
Актуальность исследования состоит в том, что каждая организация или компания разной сферы деятельности стремится выполнить автоматизацию своей работы в максимальном масштабе. Этот факт позволяет экономить как финансовые, так и производственные ресурсы. Не является исключением и отдел кадров ООО «ЭОС», где автоматизация документооборота отдела находится на низком уровне.
Объектом работы является ООО «ЭОС».
Предметом работы - документооборот в отделе кадров ООО «ЭОС».
Цель работы: разработка программного модуля для автоматизации отдела кадров ООО «ЭОС», которая позволит:
— уменьшить время обработки запросов при поиске информации по работникам;
— уменьшить время по учету рабочего времени в ООО «ЭОС»;
— уменьшить время на подготовку и печать отчетов;
— уменьшить время на учет кадровых перемещений;
— сделать требуемую информацию более достоверной.
После поставленных целей возникла необходимость изучить предметную область. Для этого первым делом было изучение и понимание основных принципов построения автоматизированных рабочих мест.
Эффективность работы отдела кадров во многом зависит от используемого программного обеспечения. При разработке программного модуля много внимание было уделено требованиям по созданию конкретного программного обеспечения для решения поставленной задачи.
Выполнение требований помогло уменьшить расходы на разработку программного обеспечения и создать систему, позволяющую увеличить экономическую эффективность, уменьшить временные затраты на расчеты.
Поставленные задачи:
1. Провести сбор необходимой информации для дальнейшей разработки и функционирования программного модуля.
2. Построить информационно-логическая модель.
3. Провести анализ всех информационных потоков происходящих в отделе кадров.
4. Разработать программный модуль с использованием технических и
программных средств организации, что позволило экономично и в короткие сроки справиться с поставленной задачей.
В самом начале работы над проектом, во время прохождения практики был осуществлен сбор всех необходимых данных, которые включают в себя:
— предметную область;
— информацию об ООО «ЭОС»;
— информацию о деятельности отдела кадров;
— взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями ООО «ЭОС».
— организацию документооборота отдела кадров и анализ его ведения;
— техническое обеспечение ООО «ЭОС» и возможность реализации проекта.
Все данные были проработаны и добавлены по мере необходимости. Также были проведены беседы с ведущими специалистами отдела кадров, в процессе которых было определено место отдела, особо остро нуждающееся в автоматизации.
Для построения информационно-логической модели использован реляционный подход.
Разработанная конфигурация автоматизирует документооборот в отделе кадров. Он служит для более эффективного и быстрого доступа к информации о сотрудниках ООО «ЭОС». При этом он позволяет автоматически составлять кадровые документы на основе информации базы данных. Разработанное программное обеспечение дает возможность пользователю на порядок увеличить скорость и эффективность работы при типовых операциях:
— составлении отчета по учету рабочего времени;
— составлении графика работ;
— составлении статистических отчётов;
— поиске информации из личного дела сотрудника.
Преимущества использования программы безусловно важны для данного предприятия, так как численность сотрудников 85 человек.
Экономия времени сотрудников отдела кадров достигнута благодаря автоматизации документооборота. Разработанная программа существенно снизила нагрузку при обработке информации и оформлении необходимой документации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный закон РФ No149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
2. Доктрина информационной безопасности Российской Федерации
3. ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Стадии создания
4. 1C:Бухгалтерия предприятия 8.1. Практическое пособие; КноРус - Москва, 2012. - 368 c.
5. Абрамов, Г. В., Медведкова, И. Е., Коробова, Л. А. Проектирование информационных систем. Москва: ВГУИТ, 2014. 172с.
6. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: Учебное пособие / К.В. Балдин. - Москва: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 218 c.
7. Бодров, О.А. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебник для вузов / О.А. Бодров. - Москва: Гор. линия- Телеком, 2013. - 244 c.
8. Бойко, Э. В. 1С: Предприятие 8.0. Универсальный самоучитель; Омега-Л - Москва, 2015. - 232 c.
9. Варфоломеева, А.О. Информационные системы предприятия: Учебное пособие / А.О. Варфоломеева, А.В. Коряковский, В.П. Романов. - Москва: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 283 c.
10. Васильков, А.В. Информационные системы и их безопасность: Учебное пособие / А.В. Васильков, А.А. Васильков, И.А. Васильков. - Москва: Форум, 2013. - 528 c.
11. Габец, А. П., Козырев, Д. В., Кухлевский, Д. С., Хрусталева, Е. Ю. Реализация прикладных задач в системе "1С:Предприятие 8.2" (+ CD-ROM); 1С- Паблишинг - Москва, 2016. - 720 c.
12. Заботина, Н. Н. Проектирование информационных систем. Москва: ИНФРА-М, 2013. 331 с.
13. Кошепелев, В.Е. Базы данных: Эффективное использование /В.Е. Кошепелев.–Москва: Бином-Пресс, 2017.–592 c.


14. Ливенар, С.В. Материалы базы данных "Пакет 1С:Предприятие"/С.В. Ливенар.–Москва: ИНФРА-М, 2016.–51 c.
15. Мартынова, В.П. Базы данных. Распределенные и удаленные БД. Т.2: Учебник/В.П. Мартынова.–Москва: ИД ФОРУМ,НИЦ ИНФРА-М, – 2013. – 272 c.
16. Михайлов, А. В. 1С:Предприятие 7.7/8.0: системное программирование.
— Санкт-Петербург: БХВ-Петербург, 2014. — 336 с.: ил.
17. Ощенко, И. А. Азбука программирования в 1С: Предприятие 8.2. Санкт- Петербург: БХВ-Петербург, 2013. 272 с.
18. Пирогова, В.Ю. Информационные системы и базы данных: организация и проектирование: Учебное пособие/В.Ю. Пирогова.– Санкт-Петербург: БХВ- Петербург, 2015.–528 c.