Статья на тему "Автоматизация системы управления договорами в крупных компаниях (на примере ОАО «Газпромгазэнергосеть»)"

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
«СИНЕРГИЯ»
Факультет онлайн обучения

Направление подготовки: 38.03.02 Менеджмент / Бизнес-информатика

ТЕМА: АВТОМАТИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОГОВОРАМИ В КРУПНЫХ КОМПАНИЯХ (на примере ОАО «Газпромгазэнергосеть»)

Студент
(Фамилия, имя, отчество )
(подпись)

Руководитель
(Фамилия, имя, отчество)
(подпись)

Москва 2017

Введение 3
1. Основные аспекты автоматизации управления договорами в холдингах 9
1.1. Понятие холдинга, их классификация и преимущества 9
Классификация холдингов 11
Преимущества холдинговых компаний 12
1.2. Особенности и проблемы управления договорами в холдинге 12
1.3. Характеристика объекта автоматизации («Газпром газэнергосеть») 14
1.4. Компоненты информационно-технологической инфраструктуры компании 16
1.5. Описание бизнес-процесса управления договорами 18
1.6. Разработка проекта автоматизации управления договорами 22
1.7. Цель и задачи автоматизации бизнес-процессов управления договорами 26
2. Разработка моделей бизнес-процесса управления договорами 28
2.1. Анализ методологий моделирования бизнес-процессов 28
2.2. Разработка комплекса требований к моделям бизнес-процесса 31
2.3. Разработка и анализ функциональных моделей бизнес-процесса управления договорами 33
2.4. Разработка функциональных моделей бизнес-процесса управления договорами 36
3. Разработка предложений по автоматизации управления договорами в холдинге «Газпром газэнергосеть» 39
3.1. Характеристика холдинга «Газпром» 39
3.2. Характеристика холдинга «Газпром газэнергосеть» 40
3.3. Определение набора функциональных требований 42
3.4. Анализ рынка автоматизированных систем управления договорами 46
3.5. Выбор критериев оценки ИТ-решений по автоматизации управления договорами и разработка рекомендаций по их оценки 50
3.6. Разработка рекомендаций по подготовке и проведению процедуры выбора ИТ- решения в холдинге 55
Заключение 66
Список литературы 69

Введение
Проблемы, возникающие в ходе договорной деятельности, определяют необходимость ее автоматизации. Договор служит основанием для поставки товаров или оказания услуг в рамках сбыта, оплаты в рамках закупок и найма, является документом, определяющим характер взаимодействия контрагентов, а комплекс договорной документации (накладные, счета-фактуры) фиксирует факт «обмена» финансовых ресурсов на иные и исполнения других обязательств. Отсутствие стандартизированного подхода к ведению договоров порождает такие проблемы, как невозможность оперативного доступа к оригиналу договора или контракта и сопровождающей документацией (дополнительных соглашений, документов, подтверждающих поставку, оплату и др.), большие сроки согласования, отсутствие возможности контроля исполнения обязательств сторонами, разрозненность систем учета договоров. Решением этих проблем становится создание автоматизированной системы учета и управления контрактной деятельностью организации. Эффективное управление оборотом договоров позволяет повысить скорость и качество принятия управленческих решений на всех уровнях менеджмента: стратегическом, тактическом, оперативном. А также обеспечить доступ практически в реальном времени к необходимым документам и гарантировать их сохранность.
Современные условия конкуренции требуют от большинства компаний применения информационных технологий в целях улучшения управляемости бизнес-процессами. В ответ на потребность бизнеса множество вендоров предлагают ИТ-решения, различающиеся по типу данных, степени автоматизации, сфере применения, характеру обработки данных и уровню управления. Существующие решения позволяют улучшить контроль качества исполнения процессов посредством ввода метрик и показателей и повысить их скорость, что потенциально оказывает положительный эффект на продуктивность деятельности компании. Наиболее популярные функциональные модули таких решений включают в себя управление финансами, производством и другие.
Управление документооборотом является важной составляющей корпоративных информационных систем, оно в том или ином виде входит в функционал систем класса MPS, MRP, MRP II, ERP, SCM, CRM, CSRP, ERP
II. В базе данных Tadviser зафиксирован факт внедрения 338 проектов по автоматизации электронного оборота документов в различных отраслях экономики только за 2014 год, в рамках которых автоматизируется и управление контрактами.
В период бурного роста производства задачи автоматизации и внедрения информационных систем (IT) решаются автономно. Управляющая компания лишь очерчивает состав и структуру выходных данных. В результате встречается ситуация, когда во всех «дочках» не найдешь и двух одинаковых IT, не говоря уже о каких-то унифицированных решениях. По мере развития задачи управления требуют все больше и больше информации, а получать ее в унифицированном виде становится все сложнее и сложнее. Актуальными становятся вопросы стандартизации бизнес-процессов, детальной проработки учетных процессов и документооборота. На практике данное утверждение подтверждается работами по разработке унифицированных информационных систем для головной компании и дочерних, которые в таких компаниях как «Газпром», «Роснефть», «ЛУКОЙЛ», «РЖД», проводятся на базе решения SAP ERP.
При проведении автоматизации бизнес-процессов существуют определенные трудности можно выделить следующие общие проблемы:
• Связанные со сложностями управления холдингом:
отсутствие полной и целостной информационной картины о деятельности предприятия в целом;
потребность большего времени для принятия менеджментом предприятия подкрепленных актуальными фактическими данными управленческих решений;
рассогласования в работе структурных подразделений предприятия, растущее удельное время выполнения ежедневных работ операционного цикла.
• Связанные со спецификой ИТ-инфраструктуры холдинга: корпоративная информационная база данных состоит из ряда слабо связанных друг с другом, в общем случае разноформатных БД;
ввод данных в АСУ производится задним числом, часто неоднократно;
совокупная стоимость владения АСУ и IT-инфраструктурой в целом довольно велика; функционирование АСУ зависит от отдельных сотрудников, являющихся носителями <ноу-хау>; имеются проблемы с безопасностью данных.
В рамках автоматизации управления договорной деятельностью последствиями этих проблем становятся:
сложность аккумуляции данных и интеграции различных систем, в которых реализована автоматизация других бизнес-процессов, дублирование данных, длительность сроков и трудоемкость маршрутов согласования контрактов, рациональность разграничения доступа и полномочий пользователей.
При наличии стольких проблем, не редка ситуация проектов внедрения ИТ-решений, которые влекут не только к потере вложенных в проект автоматизации средств, но и косвенные расходы от возможностей, упущенных из-за отсутствия заявленной функциональности, простоя спровоцированного некорректной работой системы. По некоторым данным неудачные внедрения ИТ-проектов принесли в 2009 году убыток в размере $6,2 трлн.
Относительно систем электронного документооборота статистика убытков не ведется, но в плане успешности их реализации мировая статистика дает неутешительные сводки: только около 40% проектов реализуются относительно успешно, из них половина – в полном объеме. Остальные являют собой полный или частичный провал.
Для крупных компаний риск провала проекта автоматизации особенно критичен, так как значительные финансовые потери могут повлечь серьезные негативные последствия для экономической ситуации в стране. Средства автоматизации процессов не должны угрожать экономическому благосостоянию хозяйствующих субъектов, наоборот, их назначение повысить эффективность работы организаций. Поэтому важно выяснить, какие причины влекут к несоответствию систем управления договорной деятельности нуждам бизнеса, и устранить появляющиеся проблемы. Так как данный процесс очень тесно связан с процессами закупок, сбыта, управления финансами, планированием потребностей и других, его изучение позволяет выявить препятствия результативной автоматизации деятельности всей компании. Таким образом, данная тема работы чрезвычайно актуальна как с практической точки зрения, так и с теоретической. Нужно отметить, что на еще не до конца изучена исследователями, в то же время очень важна для хозяйствующих субъектов.
Целью настоящей квалификационной работы является разработка моделей бизнес-процесса управления и автоматизация договорами крупных холдинговых компаний. Для ее достижения необходимо было выполнить следующие задачи:
1. Изучить бизнес-процессы управления договорами в холдинге.
2. Выбрать методологии моделирования бизнес-процессов с обоснованием и формулировкой требований к моделям.
3. Разработать технологические требования к ИТ-решению автоматизации управления договорами.
4. Произвести анализ рынка автоматизированных систем управления договорами.
5. Разработать рекомендаций по выбору ИТ-решения для автоматизации управления договорами в компании.
Объектом исследования в данной работе выступают компании холдингового типа и входящие в их состав дочерние организации.
Предметом исследования являются процессы управления договорами в холдингах и дочерних компаниях.
Теоретической основой исследования являлись концептуальные теоретические положения автоматизации и моделирования бизнес-процессов предприятий, представленные в современных работах ученых, таких как Горбунов А.Р., Тарелкина Т., Прокопович Д.А., Костров И. А., Ковшов Е. Е., Осипенко О.В., Кизина И.Д., Шеера А., Калянова Г. Н., Всяких Е.И., Грекула В.И, Романова Д.А., Куняева Н.Н. и др.
При написании работы использовались следующие методы научных исследований:
• теоретические методы: анализ, формализация, моделирование, индукция, классификация, многокритериальный анализ;
• эмпирические методы: наблюдение, сравнение, измерение;
• инструменты моделирования бизнес-процессов: Ramus, ARIS, Visio.
Работа имеет как научную, так и практическую значимость, а именно:
1. Выявлены особенности бизнес-процесса управления договорами в холдинге.
2. Разработаны рекомендации по выбору методологии моделирования бизнес-процессов.
3. Разработаны функциональные модели бизнес-процесса управления договорами.
4. Разработаны функциональные требования к ИТ-решению и предложения по автоматизации бизнес-процесса управления договорами.
5. Проанализирован рынок автоматизированных систем управления договорами.
6. Предложены рекомендации по проведению процедуры выбора ИТ-решения для автоматизации управления договорами.
Полученные результаты могут быть полезны ИТ-организациям и системным интеграторам, занимающимся автоматизацией бизнес процессов холдинга и самим холдингам для автоматизации бизнес-процесса управления договорами и осознания необходимости этой меры.
Структура работы. Работа содержит введение три основные главы заключение и библиографический список.
В первой главе обсуждаются проблемы и характеристики процесса управления договорами в холдинге. Приводится описание бизнес-процесса ведения контрактной деятельности в холдинге. Описывается ситуация использования нескольких автоматизированных систем одновременно и проблемы интеграции данных.
Вторая глава посвящена разработке требований к моделям бизнес- процесса и выбору методологий моделирования. Показано, что наиболее подходящими методологиями являются DFD и ARIS.
В третьей главе анализируется рынок ИТ-решений, и описываются процедуры выбора решения. Согласно решениям, об автоматизации функций и подпроцессов формируются критерии выбора ИТ-решений и поставщиков. В заключительной части третьей главы даются рекомендации по применению полученных выводов с целью наглядной иллюстрации их релевантности проблеме автоматизации процесса управления договорами в организации холдингового типа.

Список литературы
1. Krigsman M. Worldwide cost of IT failure: $6.2 trillion, ZDNet, 2009 (дата просмотра: 16.01.2013).
2. Tadviser СЭД (рынок России) 15 мая 2013 (Статья: СЭД_(рынок_России), дата просмотра: 16.05.2013).
3. Альшанников А. Все под контролем, или Автоматизация договорной работы. PC Week, №12/2006, 13 апреля 2006г.
4. Бобылева М. Уровни и критерии зрелости корпоративной СЭД, PC Week, 19 января 2011г.
5. Васильев Р.Б., Калянов Г.Н., Лёвочкина Г.А. Управление развитием информационных систем. Учебное пособие для вузов / Под редакцией Г. Н. Калянова. – М.: Горячая линия-Телеком, 2009. – 376 с.: ил.
6. Вендров А.М. Методы и средства моделирования бизнес- процессов (обзор), Jet Info №10, 2004 г. (дата просмотра: 16.02.2013)
7. Войнов И. В., Пудовкина С. Г., Телегин А. И. Моделирование экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей: Монография. – Челябинск: Изд. ЮУрГу, 2002. – 392 с.
8. Воробьев А.А., Ярин А.В. Практический опыт построения модели бизнес-процессов в региональных сетевых компаниях, 2008, №1( дата просмотра: 16.01.2013).
9. Всяких Е. И., Зуева А.Г., Носков Б.В., Киселев С.П., Сидоренко Е.В., Слюсаренко А.И. Практика и проблематика моделирования бизнес- процессов. – М.: ДМК Пресс; Компания АйТи, 2008 – 246 с.: ил. (Серия «ИТ- Экономика»).
10. Горбунов А. Р. Дочерние компании, филиалы, холдинги. Профессиональные методики. Регламенты и инструкции. Учёт в холдинге. — 5-е изд., доп. и перераб. — М.: Глобус, 2005. — 216 с.
11. Грекул В.И., Денишенко Г. Н., Коровкина Н. Л. Проектирование информационных систем. М.: Интернет-Ун-т Инф. технологий, 2005 – 304 с.
12. Гританс Я. М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиниринг) предприятий и холдингов: экономические, управленческие и правовые аспекты (практическое пособие по управленческому и финансовому консультированию). М.: Волтерс Клувер, 2005. – 205 с.
13. Гришин В.Н., Панфилова Е.Е. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005 – 416 с.
14. Данников В.В.Холдинги в нефтегазовом бизнесе: Стратегия и управление. – М.: ЭЛВОЙС-М., 2004. – 464 с.: 75 с. ил. и табл.
15. Долотин. И. Автоматизация холдинговых структур: основные подходы, Корпоративный менеджмент, 2004, №10 дата просмотра: 16.01.2013).
16. Институт типовых решений – производство "Потери заказчика на проектах ИТ - о чем молчат "автоматизаторы"?" – 50 с.
17. Информационно-аналитическое агентство Tadviser СЭД (Рынок России), 2012 ( дата просмотра: 29.01.2013).
18. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов: Учеб. Пособие. – М.: Финансы и статистика, 2006. – 240 с.
19. Карпов С.Н., Павличенко С.И., Якштес В.А. Применение штрихового кодирования в промышленности. Качество, инновации, образование и CALS-технологии. Материалы международного симпозиума под редакцией д.т.н., профессора В.Н. Азарова. — М.: Фонд «Качество», 2005. —129-135 с.
20. Конквест Выбор IT-решения дата просмотра: 29.01.2013).
21. Коржов Д. П. Визуальное и имитационное моделирование и автоматизация процессов ведения договорной деятельности на предприятиях холдингового типа: диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук: 08.00.13. Ростов-на-Дону: РГЭУ «РИНХ», 2009. – 147 с.
22. Костров И. А., Ковшов Е. Е. Построение и реализация информационной системы для управления персоналом промышленного холдинга. ФГБОУ ВПО Московский государственный технологический университет «СТАНКИН», Москва, 2012.
23. Кузнецов К. Конкурентные закупки: торги, тендеры, конкурсы / К. Кузнецов. — СПб: Питер, 2005. — 368 с.
24. Куняев Н.Н., Фабричнов А.Г., Дёмушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник. – М.: Логос, 2011. – 448 с.
25. Макаров С. Управление договорами — на стыке интересов и технологий. BYTE Россия, №4 (103) апрель 2007 дата просмотра: 29.01.2013).
26. Мишин Е.А Уровень зрелости организации, Элитариум, апрель 2007г (дата просмотра: 29.01.2013).
27. Осипенко О.В. Российские холдинги. Экспертные проблемы формирования и обеспечения развития. – М.: Статут, 2008. — 368 с.
28. Остервальдер А., Пинье И. Построение бизнес-моделей: Настольная книга стратега и новатора; Пер. с англ. – 2-е изд. – М.: Альпина Паблишер, 2012 – 288с.
29. Пивненко В. СЭД: время делать выбор, PCWeek, 2007, № 18(62) 29.01.2013).
30. Пилькин Р. Автоматизацию холдингов нельзя проводить традиционными методами, CNews, 2005
31. Постановление Правительства Российской Федерации от 10 сентября 2009г. N722 «Об утверждении Правил оценки заявок на участие в конкурсе на право заключить государственный или муниципальный контракт на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд».
32. Репин В.В., Елиферов В.Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес_процессов. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2004.
33. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004.
34. Романченко Е.В. Первые шаги к автоматизации документооборота в холдингах. Унификация и оптимизация бизнес-процессов – PRO- Делопроизводство СЭД
35. Скутин А. Автоматизация управления договорной деятельностью. «Финансовый директор», №5 (май), 2006г.
36. Тарелкина Т.В. Что холдинг должен знать о своих дочках, Справочник экономиста, №3(33), март 2006.
37. Федеральный закон Российской Федерации от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".
38. Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
39. Харрингтон Д., Эсселинг K.C., Харм В. Н. Оптимизация бизнес- процессов. Документирование, анализ, управление, оптимизация. СПб: Азбука, 2002. – 171 с.
40. Черемных С. В., Семенов И. О., Ручкин В. С. Структурный анализ систем. М.: Финансы и статистика, 2003. – 208 с.
41. Шеер А. Моделирование бизнес-процессов; Пер. с англ. – 2-е изд. – М.: Весть-МетаТехнология, 2000 – 222 с.
42. Шубенцева Л.А. Информационное обеспечение процессов управления дочерними и зависимыми обществами в холдинге. Сборник научных трудов SWORLD по материалам международной научно- практической конференции, №1(21), 2012. – с. 28-30.