Дипломная работа на тему "СИНЕРГИЯ | Автоматизация электронного документооборота для решения задач организационного управления "

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
«СИНЕРГИЯ»
Факультет онлайн обучения
Направление подготовки: 09.03.02
РАБОТА
Автоматизация электронного документооборота для решения
задач организационного управления на примере АО «Алюминий Металлург Рус»
СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 9
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ 13
1.1 ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ «КАК ЕСТЬ» 13
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности 13
1.1.2 Организационная структура управления предприятием 14
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия 18
1.2 ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ, ЗАДАЧИ И ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ 24
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 24
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач 27
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 33
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации 36
1.3 АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ РАЗРАБОТОК И ВЫБОР СТРАТЕГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 43
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 43
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 50
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач 53
1.4 ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ 55
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 55
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному
обеспечению 56
1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 60
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 65
2.1 РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ 65
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 65
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 70
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации 73
2.2 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ 76
2.2.1 Информационная модель и её описание 76
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 78
2.2.3 Характеристика результатной информации 80
2.3 ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ 80
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 80
2.3.2 Характеристика базы данных 84
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 88
2.3.4 Описание программных модулей 90
2.4 КОНТРОЛЬНЫЙ ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА И ЕГО ОПИСАНИЕ 95
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 100
3.1 ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ МЕТОДИКИ РАСЧЁТА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ 100
3.2 РАСЧЁТ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 105
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 114
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 116
ПРИЛОЖЕНИЕ. ЛИСТИНГ ОСНОВНЫХ ПРОГРАММНЫХ МОДУЛЕЙ 118

Введение

Возрастающие объемы информации, такие как входящая
/исходящая/внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, сопроводительная документация, архивы бумажных и электронных документов, заявки, поручения и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой частью бизнес– процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения – генерации, сортировки, анализа, согласования и утверждения.
Получившие широкой распространение системы электронного документооборота облегчают обработку документов, обеспечивает актуальность хранимой информации, значительно уменьшают время поиска нужных данных.
К основным функциям системы электронного документооборота можно отнести:
• регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную переписку и внутреннюю документацию сотрудников;
• оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
• обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического архивирования документов;
• унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
• ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с

ними;


• создание единого информационного пространства и обеспечение

возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа;
• планирование общих и личных мероприятий.
Большим достоинством системы электронного документооборота является возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией, согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие офисы, другие города).

Преимущества от создания системы документооборота можно выразить через типовые цели их внедрения:
1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде информации.
2. Создание единого информационного пространства для всех уровней управления.
3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального времени.
6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления.
7. Автоматизация консолидации данных для распределенной организационной структуры (таковой является структура организации).
Объектом исследования работы является АО «АМР», предметом – программная и техническая архитектура информационной системы предприятия. Целью данной работы является снижение трудовых и стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства АО «АМР» в результате внедрения
системы электронного документооборота.
Задачами данной работы является следующие:
• анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
• анализ комплекса задач и обоснована необходимость автоматизации;
• выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
• место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
• обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи;
• анализ существующих разработок;
• выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
• выбор и обоснован способ приобретения ИС для автоматизации задачи;

• обоснование проектных решений по техническому, программному и информационному обеспечению.
В первой части работы необходимо проанализировать структуру предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс, подходящий для автоматизации, обосновать необходимость его автоматизации, выбрать способ приобретения и стратегию автоматизации, провести анализ существующей системы защиты информации, обосновать проектные решения по техническому, программному и информационному обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного цикла информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их избегания, описать информационное и программное обеспечение информационной системы, описать контрольный пример ее использования.
В третьей части работы необходимо выбрать методику расчета экономической эффективности системы и рассчитать показатели в соответствии с выбранной методикой.

Список литературы


1) Алистер Коберн, Современные методы описания функциональных требований к системам, М. , Лори, 2017 г., 288 с.
2) Вон Вернон, Реализация методов предметно-ориентированного проектирования, М, Вильямс, 2017 г, 688 с.
3) Дронов В.А., Laravel. Быстрая разработка современных динамических Web-сайтов на PHP, MySQL, HTML и CSS, Спб, БХВ-Петербург, 2018 г, 768 с.
4) Иванова Г.А., Технология программирования, М, КноРус, 2018 г,
336 с.
5) Исаев Г.А, Теоретико-методологические основы качества
информационных систем, М. Инфра-М, 2018 г. 258 с.
6) Козлов С.А.: Защита информации. Устройства несанкционированного съема информации и борьба с ними, М., Академический проект, 2018 г., 286 с.
7) Кузнецов А. С., Ченцов С. В, Многоэтапный анализ архитектурной надежности и синтез отказоустойчивого программного обеспечения сложных систем, М, Инфра-М, 2018 г, 144 с.
8) Ли Атчисон, Масштабирование приложений. Выращивание сложных систем, М, Питер, 2018 г, 256 с.
9) М. Тим Джонс, Программирование искусственного интеллекта в приложениях, М., ДМК Пресс, 2018 с., 312 с.
10) Макаровских Т.А., Панюков А. С., Языки и методы программирования. Создание простых GUI-приложений с помощью Visual С++, М., Ленанд, 2018 г, 144 с.
11) Марков А. С., Дорофеев А. В., Семь безопасных информационных технологий, М., ДМК-Пресс, 2017 г., 224 с.
12) Подбельский В.А, Курс программирования на языке Си, М., ДМК Пресс, 2018 г, 384 с.

13) Поль М. Дюваль, Стивен Матиас, Эндрю Гловер, Непрерывная интеграция. Улучшение качества программного обеспечения и снижение риска, М., Вильямс, 2017 г, 240 с.
14) Скрабцов Н.А.: Аудит безопасности информационных систем, М. Питер, 2017 г., 277 с.
15) Стенли Б. Липпман, Жози Лажойе, Барбара Э. Му, Язык программирования C++. Базовый курс, М, Вильямс, 2017 г, 1120 с.
16) Стивен Прата, Язык программирования C++. Лекции и упражнения, М., Вильямс, 2017 г, 1248 с.
17) Стивен С. Скиена, Алгоритмы. Руководство по разработке, Спб, БХВ-Петербург, 2018 г, 720 с.