Тесты на тему "(Синергия МОИ МТИ МОСАП) Тайм-менеджмент руководителя в системе государственного и муниципального управления 5 семестр (ответы на тест)"

(Синергия МОИ МТИ МОСАП) Тайм-менеджмент руководителя в системе государственного и муниципального управления 5 семестр (ответы на тест)
Итоговый и Компетентностный тесты

Описание работы

По матрице Эйзенхауэра важные несрочные задачи относятся к категории …
• A
• B
• C
• D
Одно из правил планирования дня – …
• непредсказуемость
• неизменяемость
• спонтанность
• регулярность
• реактивность
• перцептивность
Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по таким критериям, как … (укажите 2 варианта ответа)
• бюджетируемость
• регулярность
• важность
• жесткость
• срочность
• гибкость
Представление информации с помощью инструментов обзора возможно …
• в виде текста (список), таблицы, интеллект-карты
• только в виде таблицы
• только в виде интеллект- карты
• только в виде таблицы или интеллект-карты
• только в виде списков или интеллект-карт
• в виде текста (список), матрицы Зйзенхауэра, интеллект-карты
Неверно, что к правилам планирования дня относится …
• письменный вид
• регулярность
• неаддитивность
• реалистичность
• приоритизированность
• гибкость
Скрытые резервы времени позволяет выявить техника …
Неверно, что техника мемуарника позволяет …
• сформировать список своих базовых ценностей
• найти ответ на вопрос «Что для меня главное?»
• определить расходы своего времени на повседневные задачи
• провести ретроспективный анализ событий своей жизни
Рекомендуемое время на короткие перерывы при непрерывной работе – … в течении часа
• 5 мин.
• 15 мин.
• 10 мин.
• 25 мин.
Постоянные задержки подготовки отчетов сотрудниками из-за недостатка информации от коллег относятся к группе (по степени контролируемости) … хронофагов
• полностью подконтрольных
• частично контролируемых
• неконтролируемых
Фамилия автора методики использования интеллект-карт – …
Определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего – это …
Неверно, что к видам двумерных графиков для планирования относится график …
• планирования долгосрочных проектов
• планирования среднесрочных целей
• расходов времени в течение дня (хронокарта)
• планирования краткосрочных задач
• планирования и контроля делегированных задач
• контроля регулярных задач
Установите соответствие между типом задачи по расходованию времени на ее выполнение и описанием задач из хронокарты:
A. Эффективно израсходованное время
B. Поглотитель времени (хронофаг)
C. 10.00 – 13.20 дорога от офиса до объекта – обычно доезжаю быстрее, хорошо, что взял планшет – прочитал интересную статью
D. 13.20 – 15.50 ждал заказчика – заказчик опоздал, перепутал время
E. 15.50 – 16.20 осмотр объекта – оперативно осмотрел объект, сделал необходимые фотографии, обсудил с заказчиком сроки выполнения работ
F. 16.20 – 17.30 поездка на следующий объект – долго искал нужный адрес, заблудился ввиду незнания местности
Стратегия достижения надцели (действие в проблемной ситуации) – это «…»
• воронка шагов
• матрица Эйзенхауэра
• веер возможностей
• нарезка слона
Группа хронофагов, к которой можно отнести незапланированные визиты посетителей, внезапные телефонные звонки, – это …
• опоздания
• ожидания
• прокрастинация
• прерывания
• отвлечения
Проактивность подразумевает …
• полную свободу действий без ответственности за последствия своих действия
• ответственность за свои действия, направленные на достижение своих целей
• зависимость от мнения окружающих
• способность находить оправдания для недостижения целей
Неверно, что в числе инструментов создания эффективного обзора задач – … (укажите 4 варианта ответа)
• хронокарта
• матрица многокритериальной оценки
• график Ганта
• матрица Эйзенхауэра
• двумерный график долгосрочного проекта
• контрольный список
• список TO DO (to do liste)
• стратегическая картонка
Неверно, что двумерные графики применимы в ситуации …
• контроля за выполнением регулярных задач
• создания обзора этапов реализации проекта
• планирования и контроля за выполнением делегированных задач
• сбора информации во время проведения совещаний в стиле мозгового штурма
Закон …, или принцип «80 / 20», гласит, что 20 % усилий дают 80 % результата
Определите последовательность действий при использовании техники хронометража:
1. выбрать удобный носитель информации для ведения записей
2. фиксировать все дела длительностью более 10–15 мин.
3. определить показатели для улучшений
4. провести анализ полученных данных за день
5. определить поглотители времени
6. определить причины появления хронофагов
7. выработать меры по минимизации и устранению потерь времени
Установите последовательность шагов техники «мемуарник»:
1. каждый день записывать одно главное событие дня
2. записать одну ценность, соответствующую главному событию дня
3. в конце недели (месяца) проводить анализ списка событий и ценностей
Инструмент тайм-менеджмента, который соответствует формату интеллект-карты, – это …
• стратегическая картонка
• мемуарник
• карта ключевых областей жизни
• хронокарта
• контекстные папки
Задачи, требующие большого количества времени на их исполнение в ежедневном планировании, называются …
Самый простой и известный каждому инструмент обзора, которым человек пользуется в повседневной жизни, – это … списки
Неверно, что в числе элементов комбинированных записей для создания интеллект-карты – … (укажите 2 варианта ответа)
• рисунки
• ключевые слова
• символы
• линии
• различные цвета
• критерии приоритетности
• хронофаги
… график позволяет осуществлять планирование задач со сложной структурой, имеющих дедлайны
Расположите в правильной последовательности этапы использования принципа Парето в ежедневном планировании:
1. выбрать в качестве критерия значимость задачи для достижения цели
2. составить список задач на день, включив в него в первую очередь задачи, необходимые для достижения цели
3. проверить наличие ресурсов для решения приоритетных задач
4. забюджетировать время на задачи разного типа
В числе примеров проблемных ситуаций – «…» (укажите 3 варианта ответа)
• найти неоспоримое преимущество перед другими претендентами на должность
• обеспечить жизнеспособность предприятия в условиях кризиса отрасли
• добиться принятия положительного решения по предлагаемому проекту на переговорах
• провести маркетинговое исследование и подготовить предложение руководству компании
• разработать уникальный дизайн сайта с целью привлечения внимания к услугам компании
Технология представления потоков информации в виде, требующем минимального количества времени для ее поиска, анализа, восприятия – это …
Установите последовательность шагов алгоритма жестко-гибкого планирования дня:
1. записал жесткие задачи на сетку времени
2. составил список ежедневных задач, не привязанных к строго определенному времени исполнения
3. выделил приоритетные задачи
4. записал время исполнения для приоритетных задач
Система планирования на основе метода структурированного внимания называется … планирования, или «день – недель – месяц – год»
В числе инструментов расстановки приоритетов применяется … (укажите 2 варианта ответа)
• матрица Эйзенхауэра
• контрольный список задач
• доска контекстного планирования
• матрица многокритериальной оценки
• интеллект-карта
При использовании матрицы многокритериальной оценки каждый вариант оценивается …
• только по одному самому важному критерию
• по двум критериям, которым присвоены наибольшие веса
• по всем критериям
• по первым трем критериям
• по критерию, имеющему самый большой вес
Автором принципа «80 / 20» является Вильфред …
Автор пирамиды управления временем – …
В числе корректных формулировок СМАРT-критериев «привязка ко времени» – «…» (укажите 3 варианта ответа)
• 25 декабря
• в самые кратчайшие сроки
• в течение ближайших месяцев
• к 25 декабря
• в ближайшее время
• в течение ближайших 2 месяцев
• срочно и безотлагательно
• в течение нескольких недель
Реагирование только на внешние обстоятельства, жизнь по принципу «как сложилось», «как получилось», полная зависимость от внешних обстоятельств и других людей, стратегия пассивного человека – все это отражает … подход к жизни
Неверно, что к правилам ведения хронометража относится пункт «…»
• в течение дня только фиксируем данные расходов времени
• анализ данных проводим в конце дня
• не пытаемся изменить ситуацию кардинальными методами
• используем для оценки расходов времени Таблицу для расчета ресурса времени
• ведем хронометраж 1–2 недели (систематичность)
• подкрепляем достигнутые положительные результаты «наградой по пути»
Установите соответствия между авторами и их техниками и инструментами целеполагания:
A. Стивен Кинг
B. Виталий Королев
C. Андрей Панфилов
D. Алан Лакейн
E. «круг влияния» и «круг забот»
F. мемуарник
G. технология ОТПАД
H. моделирование предельных ситуаций
В качестве показателя хронометража можно выбрать … (укажите 3 варианта ответа)
• только долгосрочную цель перспективного развития
• исключительно рабочие задачи, на решение которых катастрофически не хватает времени
• только текущие задачи, на решение которых времени не хватает
• любую цель, на достижение которой хотелось бы найти время
• любую цель, на достижение которой хотелось бы добавить количество время
• любой поглотитель времени, от которого хотелось бы избавиться
Длительность всего периода наблюдения и ведения учета времени в хронокарте – это время …
Неверно, что техника мемуарника позволяет …
• сформировать список своих базовых ценностей
• найти ответ на вопрос «Что для меня главное?»
• определить расходы своего времени на повседневные задачи
• провести ретроспективный анализ событий своей жизни
Основой для наших целей являются наши …
Интеллект-карты основаны на использовании …
• комбинированных записей
• сочетания графических элементов различных цветов
• текстовых записей различных цветов и соединительных линий
• только текстовых записей
• только визуальных образов
План на день – это …
• цель создания жесткой системы контролируемых задач
• средство, обеспечивающее выполнение всех задач в строго установленное время
• средство повышения гибкости при возникновении непредвиденных задач
• средство сокращение расходов времени на внезапно возникающие задачи
Первое правило планирования дня – «письменный вид» соответствует такому принципу тайм-менеджмента, как …
• материализация мыслей и задач
• управление на основе фактов
• формулирование целей
• расстановка приоритетов
• инвестиции времени в будущее
• учет критериев своевременности
• управление рабочей нагрузкой
Тип планирования, учитывающий только временные рамки и не учитывающий изменений обстоятельств, называется … планированием
Неверно, что к принципам оптимизации времени на дорогу можно отнести … (укажите 2 варианта ответа)
• предварительное подтверждение встречи
• удаленные переговоры
• совмещение нескольких поездок в один день
• жесткое планирование времени на перемещения
• необходимость осуществлять только заранее жестко запланированные поездки
Неверно, что к группам поглотителей времени относят … (укажите 2 варианта ответа)
• опоздания
• ожидания
• прокрастинацию
• аддитивность
• отвлечения
• прерывания
• проактивность
При использовании техники «три вопроса», задачу, получившую три «минуса» …
• делать не нужно
• делать необходимо, но в последнюю очередь
• необходимо переформулировать и повысить уровень ее приоритетности
• необходимо сделать в первую очередь и вычеркнуть из списка задач
Для расстановки приоритетов в своих долгосрочных целях с использованием в качестве критериев ценности используется матрица …
При использовании матрицы многокритериальной оценки для получения более точного результата необходимо балл умножать на … критерия
Активное влияние на события и обстоятельства, жизнь «вопреки» и «несмотря на обстоятельства», стратегия активного, успешного человека, автора своей собственной жизни и судьбы – все это отражает … подход к жизни
Установите соответствие между категориями техники «горизонты планирования» и правилами просмотра и перемещения задач между категориями:
A. «День – неделя»
B. «Неделя – месяц»
C. «Месяц – год»
D. один раз в день
E. один раз в неделю
F. один раз в месяц
Тайм-менеджмент помогает …
• сделать все дела, вне зависимости от поставленных целей
• правильно выполнять те дела, которые важны для достижения целей
• выполнять все дела, направленные на достижение целей, без учета изменения обстоятельств
В план на день рекомендуется включать …
• как можно больше задач с возможным переносом оставшихся на следующий день
• столько задач, сколько можно выполнить в течение 24 ч.
• столько задач, сколько можно обеспечить имеющимся ресурсом рабочего времени
• все задачи, исключать время на отдых, перерывы и хобби
При использовании матрицы многокритериальной оценки для определения приоритетности долгосрочных целей в качестве критериев используются … из мемуарника
Для выполнения правила «регулярность» в планировании дня …
• достаточно запланировать один день в месяц
• достаточно планировать 2–3 дня в неделю
• рекомендуется вести планирование только в наиболее загруженные периоды времени
• рекомендуется вести планирование ежедневно в течение длительно периода времени
• достаточно распланировать несколько дней в неделю для повышения эффективности управления временем
К лишним шагам в способе решения проблемных ситуаций можно отнести пункт «…» (укажите 2 варианта ответа)
• составляем веер возможных путей достижения результата
• формулируем все намеченные направления в критериях SMART
• выбираем одно направление движения
• выбранное направление изменить нельзя
• делаем один SMART-шаг в выбранном направлении
• проводим анализ результатов выполненного SMART-шага
• принимаем решение об изменении направлении движения в соответствии с ситуацией
В основе техники «горизонты планирования» лежит метод … внимания
Одним из шагов техники хронометража является пункт «…»
• выбрать два SMART-критерия
• выбрать 5–9 контекстов для составления списка задач
• составить список гибких приоритетных задач
• выделить из списка 3–5 жестких задач
• выбрать 1–2 ключевых показателя хронометража
Технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии со своими личными и бизнес-целями, и ценностями, – это …
Установите последовательность шагов техники «горизонты планирования»:
1. перенести все актуальные задачи в раздел «День»
2. планируя следующий день, просмотреть раздел «Неделя»
3. раз в неделю просмотреть раздел «Месяц – год»
4. потерявшие актуальность задачи из разделов «День» и «Неделя» перенести в более отдаленные разделы или удалить из списка
5. перенести актуальные задачи в раздел «Неделя»
6. потерявшие актуальность задачи из разделов «Неделя» и «Месяц – год» перенести в более отдаленные разделы или удалить из списка
Неверно, что интеллект-карты … (укажите 2 варианта ответа)
• хорошо работают в обучении
• помогают подготовиться к презентациям и выступлениям
• помогают запоминать большие объемы информации
• не подходят для решения бизнес-задач
• являются инструментом для выявления своих хронофагов
Коэффициент полезного использования времени – это отношение времени нетто к времени …
Неверно, что к рекомендациям для успешного отсева дел навязанной срочности категории «С» матрицы Эйзенхауэра относится рекомендация определить …
• что такое «важно»
• что такое «срочно»
• степень важности для достижения личных целей
• степень важности для достижения корпоративных (рабочих) целей
• степень важности для достижения учебных целей
• степень риска невыполнения для достижения целей
• приоритетность задачи исходя только из критерия «срочность»
Установите правильную последовательность действий менеджера во время проведения хронометража:
1. фиксировать все выполняемые действия в течение рабочего дня
2. выбрать два показателя: на что расходы времени сократить, а на что – увеличить
3. выделить из списка хронофаги
4. проанализировать полученные данные расходов времени
5. постараться исправить ситуацию и применить способы борьбы с потерями времени
Одним из шагов техники хронометража является пункт «…»
• фиксация в течение дня всех приоритетных задач
• фиксирование в течение дня только трудоемких задач длительностью от 1,5 ч.
• фиксирование в течение дня всех выполняемых дел и задач длительностью более 10–15 мин.
• фиксирование только времени отдыха
• фиксирование всех выполняемых дел и задач длительностью более 30–40 мин.
Сумма длительностей всех полезных работ называется время …
К характеристикам проблемной ситуации можно отнести … (укажите 3 варианта ответа)
• невозможно решить проблему наполовину
• необходимость искать и рассматривать различные пути достижения результата
• абстрактные формулировки цели
• формулирование цели по технологии SMART
• наличие аддитивности
• наличие единственно верного пути решения
• возможность получить результат исключительно имеющимися методами и способами
Ключевое понятие для создания эффективного обзора задач – это … информации
Неверно, что в числе задач хронометража – «…» (укажите 3 варианта ответа)
• определить, на что тратим свое время
• изыскать скрытые резервы времени
• выработать «чувство времени»
• составить жесткое расписание с привязкой всех дел и задач ко времени
• определить свои базовые ценности
• определить основные направления в достижении целей
Планирование, учитывающее не только временные рамки, но и определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной задачи, – это … планирование
Данные для определения своих периодов спада и подъема активности может дать применение …
• алгоритма жестко-гибкого планирования
• хронометража
• техники контекстного планирования
• SMART-критериев
• двумерного графика проекта
• графика контроля регулярных задач
Установите правильную последовательность этапов стратегии «воронка шагов» для решения задачных ситуаций:
1. проводим декомпозицию поставленной задачи
2. формулируем каждую подзадачу по технологии SMART
3. составляем двумерный график с учетом взаимосвязей подзадач
4. решаем подзадачи, осуществляя регулярный контроль с помощью двумерного графика
Один из принципов, лежащий в основе интеллект-карт, – это …
• репродуктивность мышления
• мышление аналогиями
• ассоциативность мышления
• линейность мышления
Установите правильную последовательность действий при разработке обучающей программы повышения квалификации сотрудников учреждения муниципального управления:
1. определить даты и продолжительность обучения с помощью двумерного графика, составив двумерный график с указанием ответственных лиц за проведение отдельных курсов и обучающих программ
2. составить простой список формируемых навыков с помощью контрольного списка
3. составить интеллект-карту соответствия формируемых навыков темам обучающих курсов и тренингов
Цели, в основе которых лежат ценности человека, – это «…» цели
Реактивный человек уделяет все свое внимание выполнению дел из «круга …»
• влияния
• забот
• приоритетов
• времени
… являются лишними в списке SMART-критериев (укажите 3 варианта ответа)
• Конкретность формулировки
• Измеримость
• Финансовая обеспеченность
• Достижимость
• Бюджетируемость
• Релевантность
• Привязка к исполнителю
• Привязка ко времени
Абстрактные цели, задающие общее направление движения, но не связывающие субъекта конкретным описанием желаемого результата, – это …
• надцели
• SMART-цели
• подцели
• промежуточные цели
• сверхцели
Инструмент, позволяющий не упускать свои цели из вида и напоминающий о них, – это …
Установите последовательность шагов решения проблемных ситуаций («веер возможностей»):
1. составить веер возможных путей достижения результата
2. выбрать направление движения
3. сделать один SMART-шаг в выбранном направлении
4. провести анализ результатов выполненного SMART-шага
5. принять решение об изменении направлении движения в соответствии с ситуацией
В технике SMART сроки достижения цели могут быть сформулированы в таких вариантах, как «…» (укажите 3 варианта ответа)
• жесткая привязка к конкретной дате
• привязка к периоду (с указанием дедлайна)
• привязка к периоду (без указания дедлайна)
• привязка к точной дате только в рамках одного календарного месяца
• привязка к примерному периоду в рамках ближайших 3–5 лет
Установите соответствие между элементами системы тайм-менеджмента и вопросами, относящимися к каждому из этих элементов:
A. Эффективность
B. Стратегия
C. Уровень философии
D. В каких направлениях планируете развиваться в ближайшие лет 10?
E. Почему вы выбрали именно эти цели?
F. Как успеть сдать курсовую в срок?
G. Зачем это все нужно?
H. Как выполнить больший объем за меньшее количество времени?
I. Как сформулировать желаемый результат?
Инструмент для выявления своих базовых ценностей – это …
Цели, сформированные под влиянием внешних штампов и стереотипов, – это … цели
Задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам) и не привязанные к конкретному дню, – это … задачи
Техника, позволяющая обеспечить контролируемость задач в планах и основанная на методе структурированного внимания, – это техника «… планирования»
Совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи, – это …
Для быстрого принятия решений в определении приоритетности ежедневных задач рекомендуется применять технику …
Способ, позволяющий быстро расставить приоритеты в своих задачах, сравнивая их по одному критерию, – это способ …

КОМПЕТЕНТНОСТНЫЙ ТЕСТ
1. Поставив цель «найти ключевое конкурентное преимущество компании в период пандемии и перехода к удаленной работе», руководитель компании-подрядчика, выполняющей заказ мэрии, оказался в затруднении, какой способ целедостижения данной цели выбрать – «воронку шагов» или «веер возможностей». Какое решение вы можете подсказать руководителю? Дайте развернутый ответ.
• Следует выбрать «воронку шагов». Сформулированная цель соответствует критериям СМАРТ, осталось только декомпозировать ее на составляющие подзадачи, назначить исполнителей и составить график контроля их исполнения.
• Следует выбрать «веер возможностей». Цель сформулирована как Надцель. В данном случае не вполне понятно, какие действия предпринять; направлений движения к цели может быть несколько, поэтому сначала требуется их наметить и далее выбирать наиболее оптимальные пути достижения результата.
• Формулировка не соответствует ни СМАРТ-цели, ни Надцели. Скорее это пожелание руководителя, и сначала требуется сформулировать цель в терминах СМАРТ, после чего выбрать «воронку шагов» и составить план действий.
2. У студента вечернего отделения Института муниципального управления, работающего сотрудником Департамента социальной защиты населения города Н., через два дня будет проходить аттестационный экзамен, важный для его последующего повышения в должности. Студенту еще осталось выучить 24 экзаменационных вопроса. Определите, какие задачи следует отнести к категории А по матрице Эйзенхауэра? (Укажите 2 варианта ответа).
• Навести порядок на рабочем столе.
• Проверить, что нового в ленте новостей.
• Выучить 6–10 вопросов к экзамену.
• Навести порядок в папке «Входящие».
• Срочно подготовить материалы для переговоров, которые планируются через 3 недели.
• Дописать отчет, который нужен завтра.
3. Начальник отдела сформулировал задачи для своих подчиненных: 1) Договор 156/12.01. реквизиты. 2) Позвонить Архипову, «ПИКС», уточнить номер счета к договору 25-19. 3) Оповестить сотрудников о совещании – сегодня в 14.30, офис 12. 4) Тренинг развития коммуникативных навыков – понедельник, в 9.00. Определите, какие из приведенных задач не являются результато-ориентированными? Ответ мотивируйте.
• Все четыре задачи являются результато-ориентированными. Из них понятно, кто и какие действия должен выполнить и какими должны быть результаты этих действий.
• Ни одна из приведенных задач не является результато-ориентированной. Непонятно, кто должен выполнить задачи, какие действия выполнить, каким должен быть результат.
• Результато-ориентированными не являются задачи 1 и 4. Непонятно, что нужно сделать с договором и реквизитами и что должно быть в результате. Проверить реквизиты договора, договор за какой год, внести правки в реквизиты? В задаче 4 непонятно, что нужно сделать и каким должен быть результат. Прийти на тренинг? Оповестить сотрудников о необходимости участия в тренинге? Отменить тренинг или подготовить помещение и оборудование к тренингу?
• Результато-ориентированными не являются задачи 2 и 3. Задачи содержат много конкретики, а исполнитель должен развивать нестандартное мышление, самостоятельно выбирать способы достижения задач и формулировать результат, который от него ждут.
4. На совещании было принято решение повысить объем продаж. Руководитель отдела сформулировал решение в виде цели с использованием критериев СМАРТ: «Повысить объем продаж за счет привлечения новых клиентов в самые короткие сроки». Определите, соответствует ли эта формулировка цели СМАРТ-критериям?
• Формулировка не соответствует критериям СМАРТ: отсутствует указание на привязку ко времени, измеримость.
• Формулировка соответствует критериям СМАРТ: формулировка конкретная, дает понимание того, за счет чего достичь поставленной цели, есть указание на сроки.
• Формулировка не соответствует СМАРТ-критериям: отсутствует измеримость. Все остальное соответствует технике СМАРТ.
5. Вы – сотрудник одной из префектур небольшого курортного города, и вас назначили ответственным за организацию подготовки к участию в конкурсе «Лучшая префектура г.Приморский– 2021». В подготовке будет участвовать 5 сотрудников из различных отделов. Вам необходимо распределить задачи между участниками, назначить ответственных, контролировать исполнение делегированных задач. Нужно также выбрать инструмент, позволяющий создать эффективный обзор ответственных, сроков, задач и осуществлять контроль их деятельности по подготовке к конкурсу.
Что послужит таким инструментом? Ответ обоснуйте.
• Следует выбрать двумерный график. Двумерный график проекта или двумерный график делегированных задач помогут визуализировать сложно структурированную задачу проекта, установить взаимосвязь сроков и этапов выполнения, увидеть распределение задач по исполнителям, оперативно вносить коррективы в график реализации проекта.
• Следует выбрать интеллект-карту. Это идеальный инструмент для визуализации всех направлений и идей, который поможет увидеть дополнительные пути реализации проекта подготовки к конкурсу, найти новые креативные решения.
• Следует выбрать контрольные вопросы. Список контрольных вопросов для каждого участника проекта, которые он должен выполнить, поможет снизить напряженность, предоставит возможность оперативно реагировать на изменения ситуации, не сковывая себя жесткими рамками, и достигать поставленные цели максимально оперативно.
6. Наиболее распространенными ошибками при организации короткого отдыха в течение рабочего (учебного) дня являются стихийность, отсутствие сценариев (что делать, а чего делать не стоит) и понимания того, как, когда в сколько времени требуется отдыхать.
Какие правила грамотной организации короткого отдыха могут помочь избежать этих ошибок?
• Ритмичность: на каждый час работы – 5–10 мин. отдыха (пример: учебная пара – 1,5 ч., перемена – 10 мин.). Переключение: на время короткого отдыха отвлекаемся от рабочих задач, меняем вид деятельности, не думаем о рабочей задаче. Смена контекста: меняем вид деятельности и свое физическое положение в пространстве (если сидели за компьютером – встать, выйти из комнаты, сделать несколько физических упражнений).
• Ритмичность: на каждый промежуток времени, занятый работой, необходимо выделять как минимум столько же времени для отдыха, иначе силы невозможно будет восстановить (пример: отработав 30 мин. времени, 30 мин. перерыв). Переключение: на время короткого отдыха отвлекаемся от рабочих задач, меняем вид деятельности, не думаем о рабочей задаче. Смена контекста: меняем вид деятельности и свое физическое положение в пространстве (если сидели за компьютером – встать, выйти из комнаты, сделать несколько физических упражнений).
• Ритмичность: на каждый час работы – 5–10 мин. отдыха (пример: учебная пара – 1,5 ч., перемена – 10 мин.); смена контекста: меняем вид деятельности и свое физическое положение в пространстве (если сидели за компьютером – встать, выйти из комнаты, сделать несколько физических упражнений). А вот отвлекаться от работы (переключать внимание) не рекомендуется, так как потом трудно втянуться в рабочий темп и неизбежно будут возникать потери времени.
7. При работе над делом-«слоном» Изучение делового английского языка менеджер PR-отдела мэрии города Новогорска разделил его на задачи-«бифштексы»: 1) читать на английском; 2) ежедневно 30 мин. смотреть фильмы на английском; 3) учить каждый день по 5 новых иностранных слов и повторять по 10 выученных; 4) ежедневно смотреть упражнения по грамматике. Но часть из этих задач осталась невыполненной, так как эти задачи были сформулированы в формате иллюзорных «бифштексов». Определите, какие из этих «бифштексов» являются реальными, а какие – иллюзорными. Ответ обоснуйте.
• Иллюзорные «бифштексы» – № 2 (нет практического закрепления), № 4 (неверно подобран глагол; упражнения не приведут к результату, если их просто смотреть; нет размера «бифштекса» и закрепления практикой). Реальные «бифштексы» – № 1, № 3. Вполне реально читать что-нибудь на английском языке хотя бы иногда, точно так же, как реально учить иностранные слова. Польза этих задач очевидна.
• Иллюзорные «бифштексы» – № 1 (отсутствует конкретная формулировка; не указан размер бифштекса; непонятно, когда, с какой частотой выполнять задачу; нет практического закрепления), № 3 (каждый день невозможно выучивать столько новых слов; формулировка перегружена деталями, не существенными для достижения результата, например, размер «бифштекса» – совершенно лишняя деталь). Реальные «бифштексы» – № 2, № 4, вполне по силам ежедневно выполнять эти задачи, например, по дороге на работу или в вуз можно слушать аудио или смотреть видео на смартфоне.
• Иллюзорные «бифштексы» – № 1 (отсутствует конкретная формулировка; не указан размер бифштекса; непонятно, когда, с какой частотой выполнять задачу; нет практического закрепления); № 2 (нет практического закрепления); № 4 (неверно подобран глагол; упражнения не приведут к результату, если их просто смотреть; нет размера бифштекса и закрепления практикой). Реальный «бифштекс» – № 3.
8. Вам поручено запустить новый проект мэрии вашего города. Но ваши коллеги жалуются, что им не хватает времени на выполнение всех задач по первому проекту, они и так задерживаются после рабочего дня на 2, а то и 3 часа. Вы подозреваете, что коллеги используют свое рабочее время неэффективно. Какой техникой тайм-менеджмента необходимо воспользоваться в первую очередь, чтобы подтвердить или опровергнуть ваше предположение?
• Необходимо воспользоваться техникой целеполагания, техникой СМАРТ для формулирования целей. Если правильно поставить цели, вопросов со сроками не будет.
• Необходимо воспользоваться техникой мемуарника. Главное, чтобы подчиненные увидели и поняли ценность выполняемого нового проекта, тогда они смогут найти на него время, перераспределив приоритеты.
• Необходимо воспользоваться техникой хронометража. Полученные в ходе наблюдений данные помогут получить объективную информацию и увидеть, насколько эффективно сотрудники используют свое время.
9. На совещании руководства компании было принято решение сменить полиграфическую компанию, но выбор новой компании пока не был сделан. Сотрудникам департамента маркетинга дано задание представить на следующее совещание список из пяти подходящих вариантов и обосновать выбор: указать плюсы, минусы, преимущества каждого варианта. Для решения задачи сотрудникам придется воспользоваться одним из методов расстановки приоритетов. Предложите метод, подходящий для решения поставленной задачи.
• Метод попарного сравнения. Как самый простой и быстрый способ он идеально подходит для решения поставленной задачи.
• Матрица Эйзенхауэра. Так как время – один из важных критериев, то срочность будет играть большую роль: чем быстрее работает полиграфическая компания, тем быстрее заказчик будет получать необходимые материалы.
• Матрица многокритериальной оценки. Так как выбор исполнителя предусматривает наличие большого количества различных критериев, этот способ позволит сделать более обоснованный выбор компании – исполнителя работ.
10. Вы – сотрудник районной управы, которая готовится к отчетной встрече с местными жителями. Вы вместе с коллегами проводите мозговой штурм по поиску креативных идей, которые помогут представить результаты работы управы в наглядной форме. Каким инструментом обзора следует воспользоваться команде в процессе проведения мозгового штурма, чтобы наиболее полно собрать все предлагаемые идеи?
• Следует воспользоваться матрицей многокритериальной оценки, так как это лучший способ сразу разработать необходимые критерии для осуществления оптимального выбора из имеющихся вариантов предложений.
• Следует воспользоваться двумерным графиком, что даст возможность сразу привязать реализацию каждой идеи к срокам, назначить исполнителей и ответственных, а также существенно сэкономить время на этапе контроля реализации каждой из идей.
• Следует воспользоваться интеллект-картой, так как она лучше всего позволяет не только фиксировать ход и результаты мозгового штурма, но и способствует творческому поиску нестандартных идей и решений.
11. Вам поручено запустить новый проект мэрии вашего города. Но ваши коллеги жалуются, что им не хватает времени на выполнение всех задач по первому проекту, они и так задерживаются после рабочего дня на 2, а то и 3 часа. Вы подозреваете, что коллеги используют свое рабочее время неэффективно. Какой техникой тайм-менеджмента необходимо воспользоваться в первую очередь, чтобы подтвердить или опровергнуть ваше предположение?
• Необходимо воспользоваться техникой целеполагания, техникой СМАРТ для формулирования целей. Если правильно поставить цели, вопросов со сроками не будет.
• Необходимо воспользоваться техникой мемуарника. Главное, чтобы подчиненные увидели и поняли ценность выполняемого нового проекта, тогда они смогут найти на него время, перераспределив приоритеты.
• Необходимо воспользоваться техникой хронометража. Полученные в ходе наблюдений данные помогут получить объективную информацию и увидеть, насколько эффективно сотрудники используют свое время.
12. Менеджер отдела по работе с клиентами территориального отделения пенсионного фонда одновременно является магистрантом вуза и дополнительно осваивает онлайн-технологии на курсах. В последнее время он столкнулся с проблемой того, как быстро найти необходимую информацию в источниках в нужный момент, а также как компактно хранить все гиперссылки на конкретные источники. Какой из инструментов тайм-менеджмента вы бы ему рекомендовали использовать?
• Контрольные списки. Этот инструмент даст возможность создать простой список всех источников и ссылок на них – все будет одним списком.
• Двумерные графики. С помощью этого инструмента можно будет связать название источника с датой, когда к нему обращались, и с иными параметрами.
• Интеллект-карта. Этот инструмент даст возможность визуализировать основные идеи, вопросы, мысли и связать их «веточками» с источниками, где эти вопросы рассматриваются.
13. У работающего в отделении налоговой инспекции студента в одной из ключевых областей жизни есть цель – получить повышение в должности: стать начальником отдела приема налоговой отчетности и информирования налогоплательщиков. Он составил карту ключевых областях жизни и сформулировал цели для каждой из этих областей: - Больше времени проводить, общаясь с друзьями. - Пройти предзащиту курсовой работы по тематике управления персоналом на отлично. - Освоить профессиональный веб-дизайн и получить сертификат о прохождении курсов к 31 марта 2021 г. - Сдать экзамен на получение водительского удостоверения категории В. - Освоить дизайн бизнес-процессов налоговой инспекции на дистанционных курсах компании «Удаленный управленец» до 31.12.2020 г. и получить удостоверение о повышении квалификации. Однако студент сомневается, не являются ли некоторые из этих задач лишними для карьерного роста. Проанализируйте и определите, какие из целей не будут способствовать карьерному росту студента-менеджера:
• Предзащита курсовой никакого отношения к его будущей карьере не имеет. Также можно обойтись и без дистанционных курсов по изучению бизнес-процессов и веб-дизайна – это тоже области жизни, никак не связанные с работой.
• Может пригодиться общение с друзьями (вдруг кто-то из них предложит перспективную должность). Веб-дизайн тоже может когда-нибудь понадобиться (вдруг придется разрабатывать сайт). Водительские права – тоже нужная вещь (наличие личного автотранспорта у руководителя является статусным). А вот получение курсовой и изучение дизайна бизнес-процессов – лишние цели в списке.
• Тематика курсовой связана с управлением персоналом, следовательно, собранный и обработанный материал по ней будет полезен для организации работы отдела. Также начальнику отдела важно уметь разбираться в бизнес-процессах своего отдела, их взаимосвязи с бизнес-процессами компании, уметь их выстраивать, оптимизировать и реорганизовывать – а значит, и курсы, и документ о повышении квалификации в этом направлении могут дать преимущества при конкурсе на должность начальника отдела продаж. Все остальные цели из списка относятся к другим областям жизни и к цели карьерного роста отношения не имеют.
14. Задумавшись о повышении эффективности планирования с учетом периодов подъема и спада активности в течение дня, сотрудник клиентской службы территориального органа Пенсионного фонда России (ПФР) решил воспользоваться проверенными инструментами тайм-менеджмента. Он выбрал несколько инструментов и техник, которые, с его точки зрения, могут помочь в решении этой задачи. Но для точного определения пиков активности и периодов спада подойдут только один инструмент и одна техника. Определите их (укажите 2 варианта ответа).
• хронометраж
• алгоритм жестко-гибкого планирования
• SMART-техника
• горизонты планирования
• техника контекстного планирования
• интеллект-карта
• матрица многокритериальной оценки
• хронокарта
• матрица Эйзенхауэра