Программное обеспечение должно поддерживать деятельность руководителей проектов и коллективов, занимающихся проектом, для решения задач планирования и контроля. Также программные средства призваны повышать прозрачность проекта за счет улучшения документирования и отчетности.
К программному продукту, выбираемому для управления проектами, предъявляется ряд требований, таких как: минимальное количество данных для ввода; программа должна интегрироваться в организационную структуру предприятия; синтез информации; гибкость информационной системы; простота и удобство в использовании; первоочередная задача – планирование и документирование проектов, уменьшение количества бумажных документов.
Для того чтобы правильно выбрать программный продукт, необходимо для начала определиться к какой из категорий относится проект или проекты. Обычно выделяют три категории:
программные средства для управления малыми проектами;
программные средства для управления большими проектами;
программные средства для управления несколькими проектами одновременно.
Если говорить о малых проектах, то здесь обычно имеют значения временные характеристики работ и задач, и как следствие важна временная координация. О перемещении различных ограниченных ресурсов обычно речь не идет, так же как и расчет бюджета проекта не является обязательным. Это, так называемые, малые проекты.
Программные продукты этой группы имеют наиболее низкую ценовую категорию. Это такие пакеты, как Turbo Project, Project Vision, Quick Gantt. Немного более дорогие пакеты Microsoft Project, Primavera’s Sure Trak.
Когда важны уже не только временные характеристики, но также встает вопрос о планировании и координации ограниченных ресурсов, и о расчете бюджета, тогда подобных приложений становится недостаточно. Проекты с такими задачами относятся к группе больших проектов. Программы должны иметь возможность учитывать еще и внешние условия, а также причинно-следственные связи. Рынок программных продуктов, направленных на решение задач по большим проектам, практически поделен между компаниями Microsoft и Primavera.
Также среди специализированных программных продуктов нужно выделить системы корпоративного управления проектами, поскольку они обеспечивают одновременную работу над проектами многих пользователей.
Программные средства для управления одновременно несколькими проектами относятся к самой высокой ценовой категории. Программное приложение должно позволять управлять целым портфелем проектов и обеспечивать обмен информацией в рамках этого портфеля. Руководство должно иметь возможность распределять ограниченные ресурсы в рамках портфеля между проектами, а также определять приоритеты. Также важной особенностью является то, что данные об издержках на конкретных этапах реализации проекта должны быть доступны в оперативном режиме, а не после обработки специальными подразделениями предприятия (например, финансовым или бухгалтерским подразделениями). Данные приложения позволяют определять критический путь в группе проектов, использовать общий пул ресурсов, они дают возможность использования в виде задач внешние проекты. В подобных программах появляется абсолютно новый инструмент, которого не было в программных средствах для управления малыми и большими проектами, а именно инструмент, позволяющий создавать прогнозы, которые будут показывать ежедневные текущие тренды затрат и расход по ресурсам, либо же они будут оценивать риск продолжения проектов в первоначальной их форме.
Несложно догадаться, что данные программные продукты сравнимо более дорогие, чем те, которые применяются при управлении малыми и большими проектами. Наиболее популярны здесь Microsoft Project с расширением Project Central, Primavera Project Planner, Power Project, Open Plan, Cobra, Enterprise PM.