Тайм-менеджмент: управление временем

Внедрив правила управления временем, вы быстро узнаете, какие действия занимают у вас больше времени, чем должны. Они так называемые «Время воров». Существует два типа «временных воров» - внутренние и внешние

Тайм-менеджмент: управление временем

Внешние «воры времени» - это факторы вокруг вас, которые отнимают слишком много времени. Внутренние «воры времени» связаны с тем, как вы управляете временем. Мы обсудим эти два типа и способы уменьшить их влияние.

Внешние "Воры времени"

  • Прерывание
    • Телефонные звонки
    • Встречи
    • Поиск информации
    • Переписка

Прерывание

Часто случается так, что вы заняты важным вопросом и не можете сосредоточиться на нем, потому что кто-то постоянно прерывает вас, задает вопросы, просит короткую беседу.
Чтобы защитить себя от этого, вы можете:
• Установите часы «собственной работы», в которые вы не можете мешать вам, и проинформируйте
об этом всех (не рассчитывайте на то, что все сразу поймут и перестанут
работать, но со временем станет лучше)
• Быть напористым. Извиняюсь и прямо говорю, что вы сейчас заняты и предлагаете
отложить разговор.

Телефонные звонки

  • Самый радикальный способ сэкономить время - это просто выключить
    телефон на определенное время (конечно, это невозможно на всех позициях)
    или переключить телефон на другого человека.
    • Выбор телефонов - менее радикальный подход. Если разговор не является
    приоритетным, вы можете предложить звонящему позвонить ему позже.
    • В случае исходящих звонков их также можно систематизировать. Установите
    время, когда вы будете совершать несколько звонков одновременно и подготовиться к ним (цель, документы,
    данные). Вы также можете использовать время на своих телефонах, когда у вас есть «энергетическая дыра».
    • Всегда решайте, когда и как долго вы хотите поговорить об этом.

Встречи

    • Подготовьте себя и встречу так, чтобы у вас всегда была цель встречи. держать
      • Чтобы встреча не была пустой тратой времени, ответьте на несколько вопросов:
      • Нужна ли встреча? Разве невозможно решить этот вопрос по телефону,
      письмом или путем прямого разговора?
      • Какова тема и цель встречи? Являются ли
      причина и цель понятной для всех участников встречи ?
      • Кому действительно нужно присутствовать на собрании, и кто может только подготовить
      информацию или посетить часть собрания?
      Установлена ли продолжительность встречи? Конкретное время окончания
      определенно экономит время.

Поиск информации

  • Поддержание порядка в ваших бумагах зависит только от вас. Используйте мусорное ведро
    , систематически «чистите» документацию. Определите способ архивации,
    понятный вам и людям, работающим с вами. Например, это может быть
    переплет, описанный в каждом магазине, где будут храниться конкретные документы
    по тому же принципу.
    • Основное правило, которое защищает от утопления в бумагах:
    Храните этот лист бумаги только столько времени, сколько необходимо.
    • Держа в руке любой лист бумаги, вы можете выбрать один из трех вариантов:
    • Читай и действуй
    • Читать и архивировать
    • Прочитайте и выбросьте
    Конечно, это не совсем реалистично, потому что вам приходится работать над многими документами более одного раза. Идея состоит в том, чтобы организовать себя так, чтобы каждый раз, когда вы берете документ в свои руки, работа продвигалась вперед, а не была просто напоминанием о том, что происходит, и откладывала его снова.
    • Чистый стол - избавляет от необходимости искать стопки карточек, в которых
    лежат необходимые документы, и просматривать бесконечно нерелевантные
    документы на данный момент.

Переписка

  • В течение дня уделяйте время работе с почтовой и электронной перепиской.
    Ответьте на письма, как только прочитаете их, и подумайте, как поступить. Следуйте
    принципу «Ответь и забудь», который означает, что после прочтения переписки
    немедленно решите вопрос (ответьте, закажите кого-нибудь, выбросьте его в корзину) - не возвращайтесь
    к переписке во второй раз .
    • Читайте до конца, а не электронные письма и вложения.
    • Если вы получаете ненужную информацию «по электронной почте», попросите
    удалить ее из списка рассылки.

ВНУТРЕННИЕ "ВОРЫ ВРЕМЕНИ"

  • Неспособность отказаться
    • Откладывать дела
    • Нереалистичное планирование времени
    • нерешительность
    • Плохое общение с другими
    • Нет дисциплины

Неспособность сказать нет

С осознанным различием между задачами и действиями с приоритетом А - важными и срочными, а деятельность D - не важными и не срочными - не должно быть никаких проблем, говоря «нет».
• Всегда дайте себе время принять решение: не соглашайтесь ни с чем и не принимайте на
себя обязательства.
• Учитесь отказываться в оправданных ситуациях.
Но, конечно, мы не призываем вас отказаться от помощи или отношения «это не мое».

Откладывать дела

Способы ограничить нашу склонность откладывать дела «на потом»:
• Наблюдайте за собой и, прежде всего, за тем, как вы используете свое время. Обратите внимание на
все, чего вы избегаете, и беспощадно сражайтесь со страхами, которые мешают вам
действовать.
• Если вы не мотивированы долгосрочными целями, планируйте короткие периоды времени. Старайтесь использовать эти
короткие промежутки времени, чтобы сделать что-то, что вы отложили и которое принесет
вам удовлетворение.
• Будь более активным. Помните или найдите свои собственные способы помочь
вам генерировать энергию. Будьте изобретательны, ускорите темп.
• Установите определенную часть времени, например, два раза в неделю, по 20 минут каждая,
и посвятите ее тому, что вы откладываете. Вы, вероятно, будете удивлены, что
вам нужно так мало времени, чтобы сделать много вещей, которые вы отложили.
• Начните делать то, что вы откладывали. Теперь! Существует вероятность того, что действие «привлечет вас»,
а побочные эффекты станут мотивацией для дальнейших усилий.
• Когда вы обнаружите, что задерживаетесь, немедленно спросите себя: «Что может быть худшего, что может
случиться, если я сделаю это сейчас?» Ответ обычно настолько безобиден, что поможет вам
приступить к работе.

  • Бросай фразы «Надеюсь ...», «Если бы только ...», «Может быть ...», как-
    то так и будет… »,« Я бы хотел ... ». Замените их фразами: «Я сделаю ...», «Я справлюсь ...»,
    «Я хочу ...», «Я могу ...»
    • Не делайте все "лучшее, что вы можете в мире". Перфекционизм утомляет, угнетает
    и опустошает. Решите, когда завершить задачу, чтобы не излишне
    расширять шлифовку нерелевантных деталей.

Нереалистичное планирование времени

  • Чем лучше вы знаете свои компетенции, тем проще. Затем вы можете быстро оценить,
    сколько времени вам потребуется, чтобы выполнить задание. Если у вас все еще есть проблемы, попробуйте
    оценить количество времени, которое требуется для повторяющихся действий. Также постарайтесь оценить
    количество времени, необходимое для выполнения задачи, используя разделение на этапы реализации. Планирование
    будет более реалистичным, если вы используете эту разбивку.
    • Вы также можете проверить, как другие выполняют определенные задачи и сколько времени на них требуется. Работая
    над улучшением методов планирования, вы можете использовать опыт своих
    коллег.

Нерешительность

Неправильное решение часто может быть лучше, чем отсутствие решения. Установите сроки, когда вы должны принять решение. Относитесь к ошибкам как к опыту.

Плохое общение с другими

  • Мы выполняем большинство задач в сотрудничестве с другими, многое зависит от общения.
    Поэтому придерживайтесь открытого, вежливого отношения при общении с другими. И, прежде
    всего, постарайтесь понять и понять других. Когда вы
    предоставляете информацию, тщательно подготовьте то, что вам нужно сообщить. Когда вы получаете
    информацию, слушайте активно - смотрите в глаза, задавайте вопросы,
    • Позаботьтесь о потоке информации, чтобы вся необходимая информация (не слишком маленькая и не слишком
    большая) вовремя доходила до нужных людей.
    • Некоторая информация должна быть предоставлена или подтверждена в письменном виде,
    тогда вы можете быть уверены, что обе стороны согласились сделать то же самое.

Нет дисциплины

Если у вас есть проблемы с самодисциплиной, интересно, если вы знаете, почему. То, что вы делаете, уже скучно, или, может быть, вы едва ли можете представить себе удовлетворение от завершения задания, или, может быть, у вас есть вредные привычки, которые отвлекают вас от работы? В зависимости от вашего ответа вы должны предпринять другие действия. Возможно, вам придется проанализировать ваше управление временем и найти слабые места.

стать заказчиком
стать исполнителем