Как писатель в начале работы над произведением боится чистого листа бумаги, так и человек, составляющий документ на компьютере, часто не знает, с чего начать работу. Когда письмо или другой документ уже готовы, распечатаны или отправлены адресату, автор удивляется, как легко все прошло. Как же все-таки начать писать (или печатать)?
Наполеон Бонапарт как-то сказал: «Нужно сперва ввязаться в бой, а там видно будет». Такие слова может себе позволить человек, не проигравший ни одного сражения, но не так должен поступать наш современник. Здесь нужна качественная подготовка.
Итак, есть текстовый процессор MS Word и нужен документ. Что делать?
Весь процесс можно уложить в простую схему:
1. Придумать форму и содержание документа.
2. Занести все нужное в программу.
3. Отформатировать документ.
В жизни это выглядит следующим образом.
- Человек должен приготовить некий документ. Идея его создания может принадлежать ему лично. Возможно также, что это делается по указанию начальства. В любом случае, нужно представить себе, в каком виде его сделать, что в нем должно содержаться. Мысли нужно отразить на листе бумаги, чтобы не забыть деталей.
- Когда возникает понимание формы документа и понятно, о чем он будет, в дело вступают руки и голова. Компьютер хорош тем, что позволяет быстро откорректировать текст и подправить форму. На этапе внесения информации не нужно заботиться об идеальной форме написанного. Пусть сначала текст ляжет на лист. Привести его в нужный вид можно позже. В документе не должно быть ошибок, неточностей и т.д. Главное – печатать и печатать. Нужно указать исходящий номер, если это письмо, не забыть должность и фамилию подписывающего лица, разбить текст на смысловые части.
- Когда документ уже «на бумаге», можно приступать к форматированию. На этом этапе не нужно сильно «мудрить». Шрифт для всего документа должен быть один, не должно быть выделений или подчеркиваний. Нужно придать документу вид простой и легко читаемый. Необходимо выровнять весь текст по ширине. Абзацы должны начинаться с красной строки. Если есть затруднение с форматированием, можно взять в руки любую книгу в хорошем издании и посмотреть, как выглядят в ней абзацы. Итоговый документ должен понравиться, прежде всего, самому создателю.
Не нужно шлифовать каждую мелочь. Главное – создать документ, который донесет до адресата нужную информацию. Если речь идет о текстовом документе, на этапе подготовки нужно записать все мысли на черновике, чтобы впоследствии не сомневаться. Чем подробнее записи, тем лучше. Если нужно составить таблицу, ее нужно обязательно изобразить на бумаге, высчитать количество строк и столбцов, внести в черновик всю имеющуюся информацию. Стоит хорошо потрудиться на этапе подготовки, и остальное станет просто делом техники.
Читайте так же:
Преобразование PDF в Word в Windows 11/10
Microsoft Word: как, используя горячие клавиши с кнопками CTRL и SHIFT, упростить себе работу?
