Дипломная работа на тему "Синергия | Автоматизация документооборота организации ООО Касторома Рус"

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ ЧАСТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ФИНАНСОВО­ ПРОМЫШЛЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ «СИНЕРГИЯ»

Факультет электронного обучения

Направление 09.03.03 Кафедра эо
код) (аббревиатура)

РАБОТА


на тему АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ ООО «КАСТОРАМА РУС»

Факультет Электронного обучения Кафедра _Э_О _ Направление Прикладная информатика



ЗАДАНИЕ НА РАБОТУ

Студент (ка)
(Фамилия Имя Отчество)


1. Тема работы ():
документооборота организации ООО «Касторама РУС»

Автоматизация


Утверждена приказом университета № -----от « »------20 г.
С.рок сдачи студентом законченной

3. Исходные данные по

1) Результаты предпроектного обследования и анализа предметной области
2) Законодательные и нормативные документы по направлению исследования
3) техническое задание на автоматизацию документооборота организации ООО
«Касторама РУС»

4. Содержание разделов работы

Введение
1 Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2. l. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению

II Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2. l. Информационная модель и её описание
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.3. Характеристика результатной информации
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.3.2. Характеристика базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.3.4. Описание программных модулей
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание Ill Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Заключение Приложения

5. Основные вопросы, подлежащие разработке.
В главе 1 необходимо представить обоснование актуальности выбора автоматизируемой задачи, проектных решений по информационному, программному и аппаратному обеспечению, дать ее развернуrое описание, отразить взаимосвязь с другими задачами, изложить используемую стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.
В разделе 1.1. необходимо привести краткое описание компании и таблицу показателей ее деятельности, рисунок организационной структуры и его описание, рисунки программной и технической архитектуры, а также их описание.
В разделе 1.2 следует обосновать актуальность выбора автоматизируемой задачи, для этого необходимо провести анализ организационной, программной и технической архитектуры с целью определения перечня задач, которые необходимо автоматизировать и выбора наиболее приоритетной из них. С целью определения информационных потоков выбранной задачи необходимо привести соответствующие TDEF диаграммы. Далее необходимо привести рисунок, отражающий документооборот автоматизируемой задачи, таблицу прагматических характеристик соответствующих документов (периодичность, время на обработку и так далее) и определить комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих информационную безопасность и защиту информации в рамках решаемой задачи.
В разделе 1.3 необходимо провести анализ готовых программных решений автоматизируемой задачи (в виде сравнительной таблицы наиболее интересных решений), определить стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.
В разделе 1.4 необходимо провести анализ и обосновать выбор средств, используемых для автоматизации задачи: технического обеспечения (компьютеры и периферия, сетевое оборудование, офисная техника, дополнительные устройства), программного обеспечения (операционная система, СУБД, среда разработки, другое

прикладное ПО), информационного обеспечения (классификаторы, справочники, документы, информационные базы).
В главе 2 необходимо представить проектные решения в соответствии с выбранной моделью жизненного цикла: начиная с анализа рисков на всех этапах разработки системы и закачивая примером ее опытной эксплуатации.
В разделе 2.1 необходимо провести выбор стандарта и модели жизненного цикла, соответствующих автоматизируемой задаче, а также стратегии внедрения проектируемой информационной системы. После этого следует перечислить риски для каждого этапа выбранной модели жизненного цикла и определить пуrи их снижения, в том числе посредством разработки средств информационной безопасности и защиты информации проектируемой системы.
Раздел 2.2 отражает процесс проектирования информационного обеспечения задачи и должен содержать:
• рисунок информационной модели и ее описание;
• таблицу используемых систем кодирования и описание классификаторов;
• описание входных и оперативных документов, файлов и экранных форм;
• описание результатных документов, файлов и экранных форм;
• таблицы входных и результатных показателей, а также их описание.
Раздел 2.3 отражает процесс проектирования программного обеспечения задачи и должен содержать:
• рисунки дерева функций и сценария диалога, а также их описание;
• рисунок ER - модели (количество таблиц в ER модели должно быть равно количеству таблиц в информационной модели), описание структуры записей каждой таблицы;
• рисунок дерева вызова программных модулей, а также таблицу с перечнем и назначением модулей;
• блок-схема основного/расчетного модуля, описание блок-схем алгоритмов основных расчетных модулей.
В разделе 2.4 следует представить экранные формы, демонстрирующие работу системы (не менее 7) и их описание.
В главе З приводится методика расчета показателей экономической эффективности и расчеты, сделанные в соответствии с изложенной методикой. Расчетные данные следует представить в виде таблиц и диаграмм, отражаю1цие сравнение базового и предлагаемого вариантов.
Приложение обязательно должно содержать фрагмент лист1шrа программного кода (распечатка на исходном языке программирования отлаженных основных расчетных модулей - около 400 операторов языка высокого уровня или адаптированных программных средств, использованных в работе), также могут быть приведены:
• схемы или таблицы из основной части работы;
• результаты выполнения контрольного примера;
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих существующую технологию
решения задач («КАК ЕСТЬ»);
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих предлагаемую технологию решения задач («КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»);
• схемы документооборота;
• примеры классификаторов;
• формы первичных и результатных документов;

• распечатки меню, экранных форм ввода, получаемых отчетов в разработанной системе;
• а также другие материалы работы, кроме текстов договоров с клиентами и иных "шаблонных документов" (в тех случаях, когда для их существенных реквизитов проектируется форма, а по результатам ввода и сохранения в информационную базу имеется возможность распечатки документа "по шаблону").
В одном приложении нельзя размещать различные по смыслу таблицы или рисунки. Не допускается дублирование в приложении материала, размещенного в основной части работы.
С детальным рассмотрением содержания каждого пункта, а также примерами схем и таблиц необходимо ознакомиться в «Методических указаниях по подготовке работы» для специальности «Прикладная информатика», размещенных на сайте МЕГАКАМЛУСа в личном кабинете студента. При подготовке работы вы можете пользоваться дополнительными литературными источниками, а также основной литературой, список которой приведен ниже.

6. Список литературы
1. Методы и средства проектирования информационных систем и технологий : учебное пособие / Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северо-Кавказский федеральный университет», Министерство образования и науки Российской Федерации ; авт.-сост. Е.В. Крахоткина. - Ставрополь : СКФУ, 2015. - 152 с. : ил. - Библиогр. в кн. ; То же [Электронный ресурс].
URL: (21.10.2017).
2. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике : учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. - 7-е изд. - М. : Издательско-торrовая корпорация «Дашков и К0», 2017. - 395 с. : ил. - Библиогр. в кн. - ISBN 978-5-394-01449-9; То же [Электронный ресурс]. - URL: (2l.l0.2017).
3. Информационные системы и технологии управления : учебник / под ред. Г.А. Титоренко. - 3-е изд., перераб. и дол. - М. : Юнити-Дана, 2015. - 591 с. : ил., табл., схемы - (Золотой фонд российских учебников). - ISBN 978-5-238-01766-2 ; То же [Электронный ресурс].
URL: (21.10.2017).
4. Гринберг, А.С. Информационный менеджмент : учебное пособие / А.С. Гринберг, И.А. Король. - М. : Юнити-Дана, 2015. - 415 с. - (Профессиональный учебник: Информатика). - Библиоrр.: с. 292-295. - ISBN 5-238-00614-4 ; То же [Электронный ресурс]. - URL: (21.10.2017).
5. Кузнецов, А.С. Теория вычислительных процессов : учебник / А.С. Кузнецов, Р.1O. Царев, А.Н. Князьков ; Министерство образования и науки Российской Федерации, Сибирский Федеральный университет. - Красноярск : Сибирский федеральный университет, 2015. - 184 с. : табл., схем. - Библиогр. в кн. - ISBN 978-5- 7638-3193-l То же [Электронный ресурс].
URL: (2l.l0.2017).
6. Карпова, Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация : учебное пособие / Т.С. Карпова. - 2-е изд., исправ. - М. : Национальный Открытый Университет
«ИНТУИТ», 2016. 241 с. ил. То же [Электронный ресурс].
URL: (21.10.2017).

7. Кузнецов, С. Введение в реляционные базы данных / С. Кузнецов. - 2-е изд., исправ. - М. : Национальный Открытый Университет «ИНТУИТ», 2016. - 248 с. : ил. - (Основы информационных технологий). - Библиогр. в кн. ; То же [Электронный ресурс]. - URL: (21.10.2017).
8. Заrинайлов, Ю.Н. Основы информационной безопасности: курс визуальных лекций : учебное пособие/ Ю.Н. Заrинайлов. - М. ; Берлин : Директ-Медиа, 2015. - 105 с. : ил. - Библиогр. в кн. - ISBN 978-5-4475-3947-4 ; То же [Электронный ресурс]. - URL: (21.10.2017).
9. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем - М.: ИУИТ, 2012 - 300 с.
10. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010 Информационная технология. Системная и
программная инженерия. Процессы жизненного цикла программных средств
11. Информационная безопасность и защита информации, Мельников В. П., М.: Академия, 2012, - 336 стр.
12. Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России
13. Модель процессов MSF, Microsoft.
14. Култыгин О.П. Администрирование баз данных. СУБД MS SQL Serveг. - М: Московская финансово-промышленная академия, 2012 -232 с. (Университетская серия).


ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 9
1. Аналитическая часть 13
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 13
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности 13
1.1.2. Организационная структура управления предприятием 14
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия 16
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 19
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 19
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 26
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи 27
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 29
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 29
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 31
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 33
1.4. Обоснование проектных решений 34
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 34
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению .35
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 37
2. Проектная часть 39
2.1. Разработка проекта автоматизации 39
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 39
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 49
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации 51
2.2. Информационное обеспечение задачи 52
2.2.1. Информационная модель и её описание 52
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 54
2.2.3. Характеристика результатной информации 55
2.3. Программное обеспечение задачи 56
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 56
2.3.2. Характеристика базы данных 58
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) 61
2.3.4. Описание программных модулей 63
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание 67
3. Обоснование экономической эффективности проекта 77
3.1. Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 77
3.2. Расчёт показателей экономической эффективности проекта 85
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 90
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 92
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 95

ВВЕДЕНИЕ

Современный подход к управлению организацией основан на управлении процессами. Бизнес-процессы организации представляют собой совокупность действий, которые должны осуществляться в определенном порядке для того, чтобы достигнуть конечные цели организации. Некоторые бизнес-процессы представляют собой рутинные операции. Рутинные операции – это типовые ежедневные действия сотрудника, которые обладают высокими трудозатратами, при этом они являются неизбежными в выбранном виде деятельности.
Рутинные операции являются трудозатратными для организаций. Чтобы снизить трудозатраты, необходимо оптимизировать такие операции для последующей автоматизации. Это помогает организовать эффективную коммуникацию с клиентами и обеспечить связь между отделами предприятия.
Одним из видов рутинных операций является формирование документооборота предприятия. Формирование документооборота называют документационным обеспечением управления (ДОУ). ДОУ является неотъемлемым компонентом деятельности предприятия, поскольку все необходимые данные, которые используются в процессе управления предприятием, подлежат документированию. Поэтому необходимо организовать хранение документов для быстрого поиска и исключения утери документа.
Также оптимизации подлежит работа с документацией с целью минимизации временных затрат на работу с документами. Для обеспечения сохранности, доступности и оперативной обработки документов используются системы электронного документооборота (ЭДО).
Задачей подразделения организации, отвечающей за формирование документооборота, является организация обработки документов так, чтобы любой сотрудник предприятия мог в любой момент времени получить оперативный доступ к документам или нужной информации. В большей части предприятий документооборот ведется на бумажных носителях. Поэтому с увеличением объема документооборота снижается скорость его обработки.
Также подразделения, ответственные за формирование документооборота, осуществляют контроль выполнения заданий и поручений. Для этого необходимо применять современные методы работы с документами.

Руководство организаций осуществляют следующие действия при работе с документами:
• принятие управленческих решений, основываясь на информации, содержащейся в документах;
• контроль выполнения управленческих решений.
В процессе принятия управленческих решений руководителям организаций необходимо обеспечить оперативный доступ к нужным документам. Поскольку выборка данных из документов является трудозатратным процессом, появляется необходимость в оптимизации документооборота.
Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для автоматизации сбора необходимых данных из массива документов. Для этого применяются различные системы классификации и поиска по документам.
СЭД позволят пользователям контролировать исполнение документа и передавать сотрудникам организации поручения по каждому документу. Когда поручение передано, сотрудник получает уведомление, в котором содержатся распоряжения относительно документа. Также система напоминает пользователю о приближении сроков выполнения документов и поручений. Руководители могут формировать отчеты, которые содержат данные о процессе выполнения документа.
В малых предприятиях, а также организациях среднего бизнеса отсутствуют подразделения, отвечающие за формирование документооборота. Документооборот в таких организациях формируется секретариатом. Внедрение СЭД в работу секретаря обладает следующими преимуществами:
• легкость и быстрота поиска по документам;
• контроль состояния исполнения документа;
• оперативность поиска необходимых документов;
• повышение качества выборки по документам;
• минимизация временных затрат на подготовку, согласование и утверждение итоговых документов.
Для СЭД важным компонентом является интеграция с другими автоматизированными системами, используемыми на предприятии. К таким системам относятся системы, управляющие ресурсами предприятия и финансово- бухгалтерские учетные системы. В процессе интеграции с другими

информационными системами используются другие методы обработки данных, поскольку в информационных системах данные хранятся и обрабатываются в структурированном виде. В отличии от них СЭД обрабатывается данные в виде текстов и разнообразных файлов. Такие данные не являются структурированными.
Внедрение СЭД в бизнес-процессы финансового планирования и бухгалтерского учета позволяет организациям достичь следующих показателей:
• Повышение оперативности обработки документов;
• Минимизация потери или порчи документов;
• Минимизация трудозатрат на выборку данных.
Для организации в целом применение СЭД в финансово-бухгалтерских бизнес-процессах позволит добиться снижения трудоемкости бизнес-процессов формирования документов, для того, чтобы финансово-бухгалтерские подразделения предприятия могли сосредоточиться на повышении качества учета и подготовки отчетности.
На основании вышеперечисленного можно заключить, что системы электронного документооборота могут быть внедрены во все структурные подразделения предприятия. Они позволяют снизить трудозатраты на подготовку документооборота, поиск данных и повысить контроль исполнения документов и управленческих решений.
Актуальность выбранной темы заключается в применении информационных технологий для автоматизации процесса формирования документооборота организации.
Объектом исследования является ООО «Касторама РУС».
Предметом исследования является процесс формирования документооборота.
Целью работы является автоматизация документооборота организации
«Касторама РУС».
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Провести анализ предметной области.
2. Дать характеристику объекту исследования.
3. Охарактеризовать комплекс задач объекта исследования.

4. Провести анализ существующих разработок и выбрать стратегию автоматизации.
5. Обосновать проектные решения.
6. Разработать проект автоматизации.
7. Описать процесс управления объектом автоматизации.
8. Дать описание информационному обеспечению задачи.
9. Описать программное обеспечение задачи.
10. Дать описание апробации результатов исследования.
11. Обосновать выбор методики расчёта экономической эффективности проекта.
12. Рассчитать показатели экономической эффективности проекта.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. ISO 9001:2015 «Quality management systems – Requirements».
2. ISO/IEC/IEEE 830-1998 «Recommended practice for software requirements specifications».
3. ISO/IEC/IEEE 1016-1998 «Recommended Practice for Software Design Descriptions».
4. ISO/IEC/IEEE 1233-1998 «Guide for developing system requirements specifications».
5. ISO/IEC IEEE Std 42010 1471-2000 «System and software engineering – Recommended practice for architectural description of software-intensive systems».
6. ISO/IEC 15288:2015 «Разработка систем и программного обеспечения – Процессы жизненного цикла систем».
7. ISO/IEC 90003:2014 «Software engineering – Guide lines for the application of ISO 9001:2000 to computer software»
8. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-2010. Информационная технология. Системная и программная инженерия. Процессы жизненного цикла программных средств.
9. Абросимова М.А. Информационные технологии: Учебное пособие. - М.: КноРус, 2013. - 368 стр.: ил.
10. Балдин К.В. Информационные технологии в менеджменте. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 328 с.
11. Васильков А.В. Информационные системы и их безопасность. – М.: Форум, 2013. – 544 с.
12. Вдовин В.М. Предметно-ориентированные информационные системы. - М.: Дашков и К, 2013. - 388 с.
13. Гаврилов М.В. Информатика и информационные технологии. - М.: Юрайт, 2013. - 378 с.
14. Гвоздева В.А. Информатика и автоматизированные информационные системы. - М.: ИД Форум, 2013. - 544 c.
15. Голицына О.Л. Информационные технологии: Учебник. - М.: Инфра- М, 2013. - 608 с.

16. Гришин, В.Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник / В.Н. Гришин, Е.Е. Панфилова. - М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 416 c.
17. Исаев, Г.Н. Информационные системы в экономике: Учебник / Г.Н. Исаев. - М.: Омега-Л, 2012. - 462 c.
18. Максимов, Н.В. Современные информационные технологии: Учебное пособие / Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. - М.: Форум, 2013.
- 512 c.
19. Мельников, В.П. Информационные технологии: Учебник для студентов высших учебных заведений / В.П. Мельников. - М.: ИЦ Академия, 2009.
- 432 c.
20. Незнанов А.А. Программирование и алгоритмизация. - М.: Академия, 2012. - 304 с.
21. Одинцов, Б.Е. Информационные системы управления эффективностью бизнеса: Учебник и практикум для бакалавриата и
/ Б.Е. Одинцов. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 206 c.
22. Олейник, П.П. Корпоративные информационные системы: Учебник для вузов. Стандарт третьего поколения / П.П. Олейник. - СПб.: Питер, 2012. - 176 c.
23. Пирогов В.Ю. Информационные системы и базы данных. - М.: Организация и проектирование, 2013. - 528 с.
24. Симионов Ю.Ф., Боромотов В.В. Информационный менеджмент. - Ростов н.Д: Феникс, 2014. - 250стр.: ил.
25. Уткин, В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник для студентов высших учебных заведений / В.Б. Уткин, К.В. Балдин. - М.: ИЦ Академия, 2012. - 288 c.
26. Система электронного документооборота «ДЕЛО» [Электронный ресурс]: // ЭОС [Офиц. сайт]. URL: (дата обращения: 21.12.2018).
27. СУПеР: Система управления предприятием [Электронный ресурс]: // Docflow [Офиц. сайт]. URL:

(дата обращения: 21.12.2018).
28. СЭД «ЕВФРАТ» [Электронный ресурс]: // Система электронного документооборота и автоматизация бизнес-процессов [Офиц. сайт]. URL: (дата обращения: 21.12.2018).