Статья на тему "Синергия | Автоматизация документооборота организации ФГУ ФИПС "

Работа Синергии на тему:Автоматизация документооборота организации ФГУ ФИПС. Год сдачи: 2017. Оценка: Отлично. Оригинальность работы на момент публикации 50+% на антиплагиат.ру.
Ниже прилагаю все данные для покупки. Так же можете посетить мой профиль готовых работ: https://studentu24.ru/list/suppliers/vladimir---1307

Описание работы

ЗАДАНИЕ
на работу студента
(Фамилия Имя Отчество)

1. Тема работы: Автоматизация документооборота организации ФГУ ФИПС
Утверждена приказом университета № ___________ от «____»_____________ 2017 г.
2. Срок сдачи студентом законченной работы «14» мая 2018 г.
3. Исходные данные по проекту
1) Результаты предпроектного обследования и анализа предметной области
2) Законодательные и нормативные документы по направлению исследования
3) Научная, техническая и учебная литература по теме

2. Структура :

Введение
I Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.
Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению II Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Информационная модель и её описание
2.2.2. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.3. Характеристика результатной информации
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)
2.3.2. Характеристика базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.3.4. Описание программных модулей
2.4. Контрольный пример реализации проекта и его описание
III Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Заключение
Приложения

5. Основные вопросы, подлежащие разработке.
В главе 1 необходимо представить обоснование актуальности выбора автоматизируемой задачи, проектных решений по информационному, программному и аппаратному обеспечению, дать ее развернутое описание, отразить взаимосвязь с другими задачами, изложить используемую стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.
В разделе 1.1. необходимо привести краткое описание компании и таблицу показателей ее деятельности, рисунок организационной структуры и его описание, рисунки программной и технической архитектуры, а также их описание [11].
В разделе 1.2 следует обосновать актуальность выбора автоматизируемой задачи, для этого необходимо провести анализ организационной, программной и технической архитектуры с целью определения перечня задач, которые необходимо автоматизировать и выбора наиболее приоритетной из них. С целью определения информационных потоков выбранной задачи необходимо привести соответствующие IDEF диаграммы. Далее необходимо привести рисунок, отражающий документооборот автоматизируемой задачи, таблицу прагматических характеристик соответствующих документов (периодичность, время на обработку и так далее) и определить комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих информационную безопасность и защиту информации в рамках решаемой задачи [1,2,4,6] .
В разделе 1.3 необходимо провести анализ готовых программных решений автоматизируемой задачи (в виде сравнительной таблицы наиболее интересных решений), определить стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы
[2, 11].
В разделе 1.4 необходимо провести анализ и обосновать выбор средств, используемых для автоматизации задачи [1,2,4,5,8,9,10]: технического обеспечения (компьютеры и периферия, сетевое оборудование, офисная техника, дополнительные устройства), программного обеспечения (операционная система, СУБД, среда разработки, другое прикладное ПО), информационного обеспечения (классификаторы, справочники, документы, информационные базы).
В главе 2 необходимо представить проектные решения в соответствии с выбранной моделью жизненного цикла: начиная с анализа рисков на всех этапах разработки системы и закачивая примером ее опытной эксплуатации.
В разделе 2.1 необходимо провести выбор стандарта и модели жизненного цикла, соответствующих автоматизируемой задаче, а также стратегии внедрения проектируемой информационной системы. После этого следует перечислить риски для каждого этапа выбранной модели жизненного цикла и определить пути их снижения, в том числе посредством разработки средств информационной безопасности и защиты информации проектируемой системы [2,3,4,7].
Раздел 2.2 отражает процесс проектирования информационного обеспечения задачи [2, 8,9,10] и должен содержать:
• рисунок информационной модели и ее описание;
• таблицу используемых систем кодирования и описание классификаторов;
• описание входных и оперативных документов, файлов и экранных форм; • описание результатных документов, файлов и экранных форм; • таблицы входных и результатных показателей, а также их описание.
Раздел 2.3 отражает процесс проектирования программного обеспечения задачи [2, 8,9, 10] и должен содержать:
• рисунки дерева функций и сценария диалога, а также их описание;
• рисунок ER – модели (количество таблиц в ER модели должно быть равно количеству таблиц в информационной модели), описание структуры записей каждой таблицы;
• рисунок дерева вызова программных модулей, а также таблицу с перечнем и назначением модулей;
• блок-схема основного/расчетного модуля, описание блок-схем алгоритмов основных расчетных модулей.
В разделе 2.4 следует представить экранные формы, демонстрирующие работу системы (не менее 7) и их описание.
В главе 3 приводится методика расчета показателей экономической эффективности и расчеты, сделанные в соответствии с изложенной методикой. Расчетные данные следует представить в виде таблиц и диаграмм, отражающие сравнение базового и предлагаемого вариантов.
Приложение обязательно должно содержать фрагмент листинга программного кода (распечатка на исходном языке программирования отлаженных основных расчетных модулей - около 400 операторов языка высокого уровня или адаптированных программных средств, использованных в работе).
6. Список литературы
1. Аппаратное обеспечение вычислительных систем / Д.В. Денисов, В.А. Артюхин, М. Ф.
Седненков; под ред. Д.В. Денисова. – М.: Маркет ДС, 2010 – 184 с. (Университетская серия.)
2. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем - М.: ИУИТ, 2012 - 300 с.
3. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99, Руководящий документ, Госстандарт России, Москва, 2004
4. Информационная безопасность и защита информации, Мельников В. П., М.: Академия, 2012, - 336 стр.
5. Кузнецов С. Д. Базы данных. Модели и языки – М.: Бином-Пресс, 2013 г. - 720 с.
6. Методология функционального моделирования IDEF0, Руководящий документ, Госстандарт России
7. Модель процессов MSF, Microsoft 2002
8. О.Л. Голицына, И.И. Попов, Н.В. Максимов Базы данных. Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп. М. : ФОРУМ, 2012. 400 с.
9. Беленькая М.Н., Малиновский С.Т., Яковенко Н.В. Администрирование в информационных системах. Научно-популярное издание. - М.: Горячая линия -
Телеком, 2011. - 300 с.
10. Култыгин О.П. Администрирование баз данных. СУБД MS SQL Server. - М: Московская финансово-промышленная академия, 2012 -232 с. (Университетская серия).
11. Устройство и функционирование информационных систем. Н. З. Емельянова, Т. Л. Партыка, И. И. Попов., Учебное пособие. М. : ФОРУМ : НИЦ ИНФРА-М, 2012. 448 с.

Руководитель :
подпись расшифровка

Студент задание получил: « 26 » декабря 2017г.

Студент:
подпись расшифровка



СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ................................................................................................................... 8 1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ....................................................................... 11
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и прдприятия.
Аназиз деятельности «КАК ЕСТЬ» ........................................................................... 11
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности ................................. 11
1.1.2 Организационная структура управления предприятием ...................... 12
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия ................. 22
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации .............................................................................................................. 24
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих
бизнес процессов ......................................................................................................... 24
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач ............ 26
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи ..................................................................................................... 29
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации .................................................................................................................. 31
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК
ДОЛЖНО БЫТЬ» .............................................................................................................. 38
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи ........... 38
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи ....................... 45
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач ........................................................................................................... 48
1.4 Обоснование проектных решений .................................................................. 49
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению ..... 49
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению52 1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению ... 54
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ................................................................................... 57
2.1 Разработка проекта автоматизации ................................................................ 57
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации ................................ 57
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание .......... 62 2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации ................... 65
2.2 Информационное обеспечение задачи ........................................................... 67
2.2.1 Информационная модель и её описание ................................................. 67
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации .................................................................................................................. 68
2.2.3 Характеристика результатной информации…………............................69
2.3 Програмное обеспечение задачи ..................................................................... 70
2.3.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) ................... 70
2.3.2 Характеристика базы данных .................................................................. 70
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей) .... 72
2.3.4 Описание программных модулей ...................................................... …..73
2.4 Контрольный пример реализации проекта и его описание .......................... 75
3 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА ................................................................................................................... 77
3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности . 77
3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта ...................... 81
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 90 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ....................................................................................... 92 ПРИЛОЖЕНИЕ…………………………………………………………………...….94

Введение

Возрастающие объемы информации, такие как входящая/исходящая/внутренняя корреспонденция, факсы, договоры, сопроводительная документация, архивы бумажных и электронных документов, заявки, поручения и другая рабочая документация, давно стали неотъемлемой частью бизнес–процессов и требуют регулярной обработки и упорядочения – генерации, сортировки, анализа, согласования и утверждения.
Получившие широкое распространение системы электронного документооборота облегчают обработку документов, обеспечивают актуальность хранимой информации, значительно уменьшают время поиска нужных данных.
Сегодня с уверенностью можно утверждать, что информационный документооборот признан одним из приоритетных объектов программирования. И именно поэтому создание системы электронного документооборота (далее СЭД) требует особой тщательности и анализа, что, в свою очередь, объясняет актуальность разрабатываемой темы.
К основным функциям системы электронного документооборота можно отнести:
• регистрация и хранение корреспонденции, включая электронную переписку и внутреннюю документацию сотрудников;
• оптимизация процессов согласования и утверждения документов;
• обеспечение надежного, оперативного и долгосрочного архивного хранения документации с настраиваемым механизмом автоматического архивирования документов;
• унификация и стандартизация форм и шаблонов документов;
• ведение списка клиентов, отслеживание истории взаимодействия с ними;
• создание единого информационного пространства и обеспечение возможности полнофункциональной работы сотрудников в офисе и в режиме удаленного доступа;
• планирование общих и личных мероприятий.
Большим достоинством системы электронного документооборота является возможность перевода в электронный вид не только документов, но и процессов коммуникации сотрудников, что позволяет ускорить и упростить организацию совещаний и обсуждений, обмен актуальной и стратегической информацией, согласование действий сотрудников независимо от места нахождения (другие офисы, другие города).
Преимущества от создания системы документооборота можно выразить через типовые цели их внедрения:
1. Оперативный доступ руководителей всех уровней управления предприятием к достоверной, исчерпывающей и представленной в удобном виде информации.
2. Создание единого информационного пространства для всех уровней управления.
3. Упрощение регистрации данных и их обработку.
4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных.
5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального времени.
6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления.
7. Автоматизация консолидации данных для распределенной организационной структуры (таковой является структура организации).
Объектом исследования работы является Федеральное государственное бюджетное учреждение Федеральный институт промышленной собственности (далее ФИПС), предметом – процесс делопроизводства учреждения.
Предмет исследования – организация электронного документооборота в ФИПС.
В качестве источников использованы нормативные акты, теоретические материалы, в том числе учебники и учебные пособия, а также периодическая литература.
Целью данного проекта является снижение трудовых и стоимостных затрат сотрудников службы делопроизводства ФГБУ «ФИПС» в результате внедрения системы электронного документооборота.
Задачами данной работы являются:
• анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»;
• анализ комплекса задач и обоснованная необходимость автоматизации;
• выбор комплекса задач автоматизации и его характеристики;
• место проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание;
• обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи;
• анализ существующих разработок;
• выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи;
• выбор и обоснованный способ приобретения ИС для автоматизации
задачи;
• обоснование проектных решений по техническому, программному и информационному обеспечению.
В первой части работы необходимо проанализировать структуру предприятия, его бизнес-процессы, необходимо выбрать процесс, подходящий для автоматизации, обосновать необходимость его автоматизации, выбрать способ приобретения и стратегию автоматизации, провести анализ существующей системы защиты информации, обосновать проектные решения по техническому, программному и информационному обеспечениям.
Во второй главе работы необходимо выбрать модель жизненного цикла информационной системы, описать ожидаемые риски и методы их избегания, описать информационное и программное обеспечение информационной системы, описать контрольный пример ее использования.
В третьей части работы необходимо выбрать методику расчета экономической эффективности системы и рассчитать показатели в соответствии с выбранной методикой.


Список литературы

1. Алистер Коберн, Современные методы описания функциональных требований к системам, М. , Лори, 2017 г., 288 с.
2. Андерсон К. Локальные сети. Полное руководство / К. Андерсон, М. Минаси. - Киев: Век + М.: ЭНТРОП, 1999. - 624 с.
3. Ахаян, Рубен; Горев, Андрей; Макашарипов, Сергей Эффективная работа с СУБД; СПб: Питер - М., 1997. - 704 c.
4. Бекаревич, Ю. Access за 21 занятие для студента; БХВ-Петербург - М., 2005. - 525 c.
5. Беленькая М.Н., Малиновский С.Т., Яковенко Н.В. Администрирование в информационных системах. Научно-популярное издание. - М.: Горячая линия - Телеком, 2011. - 300 с.
6. Гандерлой Автоматизация MicrosoftAccess с помощью VBA / Гандерлой, Харкинз Майк; ,Сейлз Сьюзан. - М.: Вильямс, 2006. - 416 c.
7. Громов Ю.Ю. Информационные технологии ФГБОУ ВПО «ТГТУ», 2015. – 260 с
8. Грекул В.И. Проектирование экономических информационных систем. Интернет-университет информационных технологий [Электрон. ресурс] / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина — ИНТУИТ.ру, 2005. — б.п.
9. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Проектирование информационных систем - М.: ИУИТ, 2012 - 300 с.
10. Информационная безопасность и защита информации, Мельников В. П., М.: Академия, 2012, - 336 стр.
11. Коберн А. Современные методы описания функциональных требований к системам, – М: РАГС, 2011г.
12. Кузнецов С. Д. Базы данных. Модели и языки – М.: Бином-Пресс, 2013 г. - 720 с.
13. Култыгин О.П. Администрирование баз данных. СУБД MS SQL Server. - М: Московская финансово-промышленная академия, 2012 -232 с. (Университетская серия).
14. Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения». – С - Пб. Азбука, 2012 г. – 112с.
15. О.Л. Голицына, И.И. Попов, Н.В. Максимов Базы данных. Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп. М. : ФОРУМ, 2012. 400 с.
16. Рогожкин C.B., Рогожкина Т.В. Исследование систем управления: Учебник-М.:
Издательство «Экзамен», 2005. -288 с.
17. Романов В.П. Проектирование экономических информационных систем: методология и современные технологии: учебное пособие. / В.П. Романов и Н.З. Емельянова, Т.Л. Партыка — М.: Экзамен, 2005. — 256 с.
18. Скрабцов Н.А.: Аудит безопасности информационных систем, М. Питер, 2017 г., 277 с.
19. Соломенчук В.Г. Аппаратные средства персональных компьютеров / В.Г.
Соломенчук. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2003. - 512 с.
20. Стивен С. Скиена, Алгоритмы. Руководство по разработке, Спб, БХВПетербург, 2018 г, 720 с.
21. Таненбаум Э., Уэзеролл Д. Компьютерные сети. 5-е изд. – СПб.: Питер, 2012. Шаньгин В.Ф. Информационная безопасность компьютерных систем и сетей:
учеб. пособие. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2011.
22. Тимошок, Т.В. Microsoft Office Access 2007: самоучитель / Т.В. Тимошок. - М.:
Вильямс, 2008. - 464 c.
23. Том 13. Алгоритмы и организация решения экономических задач. Выпуск 13 / ред. В.М. Савинков. - М.: Статистика, 2007. - 174 c.
24. Трофимов В.В. Информационные системы и технологии в информатике:
Учебник. – М.: Высшее образование, 2007. – 480 с.
25. Ульман, Дж. Основы систем баз данных; Финансы и статистика - М., 1983. - 292 c.
26. Уэлдон, Дж.-Л. Администрирование баз данных; Финансы и статистика - М., 1984. - 207 c.