Дипломная работа на тему "Автоматизация документооборота ООО РЕАЛ"

Работа Синергии на тему: Автоматизация документооборота ООО «РЕАЛ». Год сдачи: 2020. Оценка: Отлично. Оригинальность работы на момент публикации 50+% на антиплагиат.ру. Ниже прилагаю все данные для покупки.

Описание работы

ЗАДАНИЕ
на работу обучающегося

(ФИО обучающегося в родительном падеже)



Тема работы: Автоматизация документооборота ООО «РЕАЛ»


Структура .
Введение
1. Аналитическая часть
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности
1.1.2. Организационная структура управления предприятием
1.1.3. Программная и техническая архитектура ИС предприятия
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание
1.2.3. Анализ информационных потоков проектируемой задачи
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи

1.4. Обоснование проектных решений
1.4.1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
1.4.2. Обоснование проектных решений по программному обеспечению
1.4.3. Обоснование проектных решений по техническому обеспечению
2. Проектная часть
2.1. Разработка проекта автоматизации
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации
2.2. Информационное обеспечение задачи
2.2.1. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации
2.2.2. Характеристика результатной информации
2.3. Программное обеспечение задачи
2.3.1. Cценарий диалога
2.3.2. Характеристика базы данных
2.3.3. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)
2.4. Испытания разработанного решения
2.4.1 Перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям
2.4.2 Методы проведения испытаний
2.4.3 Проведение проверочных испытаний и их результаты
3. Обоснование экономической эффективности проекта
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта
Заключение Приложения

3. Основные вопросы, подлежащие разработке. Введение
Во «Введении» необходимо обосновать актуальность выбранной темы работы, сформулировать ее цель. Исходя из цели, обозначить задачи, решение которых, позволит достичь поставленную цель.
В главе 1 необходимо представить обоснование актуальности выбора автоматизируемой задачи, проектных решений по информационному, программному и аппаратному обеспечению, дать ее развернутое описание, отразить взаимосвязь с другими задачами, изложить используемую стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы.
В разделе 1.1. необходимо привести краткое описание компании и таблицу показателей ее деятельности, рисунок организационной структуры и его описание, рисунки программной и технической архитектуры, а также их описание.
В разделе 1.2. следует обосновать актуальность выбора автоматизируемой задачи, для этого необходимо провести анализ организационной, программной и технической архитектуры с целью определения перечня задач, которые необходимо автоматизировать и

выбора наиболее приоритетной из них. С целью определения информационных потоков выбранной задачи необходимо привести соответствующие IDEF диаграммы. Далее необходимо привести рисунок, отражающий документооборот автоматизируемой задачи, таблицу прагматических характеристик соответствующих документов (периодичность, время на обработку и так далее) и определить комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих информационную безопасность и защиту информации в рамках решаемой задачи.
В разделе 1.3. необходимо провести анализ готовых программных решений автоматизации учета контингента учебного заведения (школа, колледж, университет и т.п.), определить стратегию автоматизации и способ приобретения информационной системы. При разработке собственного решения необходимо указать отличия от уже существующих.
В разделе 1.4. необходимо провести анализ и обосновать выбор средств, используемых для автоматизации задачи: технического обеспечения (компьютеры и периферия, сетевое оборудование, офисная техника, дополнительные устройства), программного обеспечения (операционная система, СУБД, среда разработки, другое прикладное ПО), информационного обеспечения (классификаторы, справочники, документы, информационные базы). Также необходимо описать существующую техническую архитектуру подразделений учебного заведения, которые будут работать непосредственно с проектируемой системой.
В главе 2 необходимо представить проектные решения в соответствии с выбранной моделью жизненного цикла: начиная с анализа рисков на всех этапах разработки системы и закачивая примером ее опытной эксплуатации.
В разделе 2.1 необходимо провести выбор стандарта и модели жизненного цикла, соответствующих автоматизируемой задаче, а также стратегии внедрения проектируемой информационной системы. После этого следует перечислить риски для каждого этапа выбранной модели жизненного цикла и определить пути их снижения, в том числе посредством разработки средств информационной безопасности и защиты информации проектируемой системы.
Раздел 2.2 отражает процесс проектирования информационного обеспечения задачи и должен содержать:
• рисунок информационной модели и ее описание;
• таблицу используемых систем кодирования и описание классификаторов;
• описание входных и оперативных документов, файлов и экранных форм;
• описание результатных документов, файлов и экранных форм;
• таблицы входных и результатных показателей, а также их описание.
Раздел 2.3 отражает процесс проектирования программного обеспечения задачи и должен содержать:
• рисунки дерева функций и сценария диалога, а также их описание;
• рисунок ER – модели (количество таблиц в ER модели должно быть равно количеству таблиц в информационной модели), описание структуры записей каждой таблицы;
• рисунок дерева вызова программных модулей, а также таблицу с перечнем и назначением модулей;
• блок-схема основного/расчетного модуля, описание блок-схем алгоритмов основных расчетных модулей.
Раздел 2.4 отражает процесс прохождения предварительных испытаний автоматизированных систем до внедрения их в эксплуатацию. Должны быть рассмотрены:
• перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям;
• последовательность проведения испытаний;

• методы проведения испытаний и обработки результатов испытаний;
• критерии приёмки ИС по результатам испытаний;
• описание хода проверочных испытаний и достигнутого результата.
В главе 3 приводится методика расчета показателей экономической эффективности и расчеты, сделанные в соответствии с изложенной методикой. Расчетные данные следует представить в виде таблиц и диаграмм, отражающие сравнение базового и предлагаемого вариантов. В Заключении необходимо подвести итоги проектирования. Раскрыть содержание основных выводов, сделанных выпускником, представить краткую характеристику результатов, полученных в ходе решения поставленных во «Введении» задач и, тем самым, ответить на основной вопрос работы: о степени достижимости поставленной в работе цели.
В Список использованной литературы обучающийся приводит только ту литературу и иные информационные источники, которые он лично использовал при написании данной работы. Причем ссылки на данную литературу и информационные источники обязательны по всему тексту работы. Заимствованные чужие тексты в обязательном порядке заключаются в кавычки, как принадлежащие другому автору. Сноски приводятся постранично нарастающим итогом от № 1 до № N. Количество сносок по тексту работы должно быть никак не меньше количества, использованных выпускником литературных источников.
Приложение обязательно должно содержать фрагмент листинга программного кода (распечатка на исходном языке программирования отлаженных основных расчетных модулей
- около 400 операторов языка высокого уровня или адаптированных программных средств, использованных в работе), также могут быть приведены:
• схемы или таблицы из основной части работы;
• результаты выполнения контрольного примера;
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих существующую технологию решения задач («КАК ЕСТЬ»);
• диаграммы потоков данных, демонстрирующих предлагаемую технологию решения задач («КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»);
• схемы документооборота;
• примеры классификаторов;
• формы первичных и результатных документов;
• распечатки меню, экранных форм ввода, получаемых отчетов в разработанной системе;
• а также другие материалы проекта, кроме текстов договоров с клиентами и иных "шаблонных документов" (в тех случаях, когда для их существенных реквизитов проектируется форма, а по результатам ввода и сохранения в информационную базу имеется возможность распечатки документа "по шаблону").
В одном приложении нельзя размещать различные по смыслу таблицы или рисунки. Не допускается дублирование в приложении материала, размещенного в основной части проекта.

С детальным рассмотрением содержания каждого пункта, а также примерами схем и таблиц необходимо ознакомиться в «Методических указания по проектированию для направления подготовки 09.03.02 ИСиТ, размещенных личном кабинете студента в разделе «Документы». При подготовке работы вы можете пользоваться дополнительными литературными источниками, а также основной литературой, список которой приведен ниже.
Исходные данные по .
Основная литература
1. Басыня, Е.А. Системное администрирование и информационная безопасность : учебное пособие : [16+] / Е.А. Басыня ; Новосибирский государственный технический университет. – Новосибирск : Новосибирский государственный технический университет, 2018. – 79 с. : ил. – Режим доступа: по подписке.
2. Мирошниченко, И.И. Языки и методы программирования: учебное пособие / И.И. Мирошниченко, Е.Г. Веретенникова, Н.Г. Савельева; Министерство образования и науки РФ, РГЭУ (РИНХ). – Ростов-на-Дону: Издательско-полиграфический комплекс РГЭУ (РИНХ), 2019. – 188 с.
3. Филиппов, Б.И. Информационная безопасность. Основы надежности средств связи: учебник / Б.И. Филиппов, О.Г. Шерстнева. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 241 с.
Дополнительная литература
1. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. – 8-е изд., стер. – Москва: Дашков и К, 2019. – 395 с.
2. Информационные технологии: лабораторный практикум : [16+] / авт.-сост. А.Г. Хныкина, Т.В. Минкина ; Северо-Кавказский федеральный университет. – Ставрополь : Северо- Кавказский Федеральный университет (СКФУ), 2018. – 122 с. : ил. – Режим доступа: по подписке
3. Нагаева, И.А. Алгоритмизация и программирование. Практикум: учебное пособие / И.А. Нагаева, И.А. Кузнецов. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 168 с.
4. Марусева, И.В. Управление сложными системами: (введение в основы автоматики и информатики) / И.В. Марусева, Ю.П. Петров; под общ. ред. И.В. Марусевой. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 180 с
5. Сидорова, Н.П. Информационное обеспечение и базы данных: практикум по дисциплине «Информационное обеспечение, базы данных» / Н.П. Сидорова, Г.Н. Исаева, Ю.Ю. Сидоров; Технологический университет. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 85 с
СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 10
1. Аналитическая часть 14
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ» 14
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности 14
1.1.2 Организационная структура управления предприятием 16
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия 18
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации 22
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов 22
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 23
1.2.3 Анализ информационных потоков проектируемой задачи 30
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации 31
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» 34
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 34
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи 36
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи
..................................................................................................................................... 38
1.4 Обоснование проектных решений 40
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 40
1.4.2 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 42
1.4.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 45
2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ 47
2.1. Разработка проекта автоматизации 47
2.1.1. Этапы жизненного цикла проекта автоматизации 47
2.1.2. Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание 49
2.1.3. Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации 52
2.2. Информационное обеспечение задачи 54
2.2.1. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации 54
2.2.2. Характеристика результатной информации 55
2.3. Программное обеспечение задачи 57
2.3.1. Сценарий диалога 57
2.3.2. Характеристика базы данных 60
2.3.3. Структурная схема пакета 64
2.4 Испытания разработанного решения 67
2.4.1 Перечень объектов и функций, подлежащих испытаниям 67
2.4.2 Методы проведения испытаний 67
2.4.3 Проведение проверочных испытаний и их результаты 68
3. Обоснование экономической эффективности проекта 78
3.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 78
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта 83
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 91
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 93
ПРИЛОЖЕНИЕ 95

ВВЕДЕНИЕ

Документированная информация- это основа управления. Ее эффективность во многом зависит от производства и потребления информации. В современном мире информация стала полноценным производственным ресурсом, основным элементом общественно-политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для увеличения качества управления нужно уделять достаточное внимание улучшению работы с документами, так как управленческое решение всегда основывается на информации о том, что документ является носителем по различным основаниям.
Сейчас все больше предприятий сталкиваются с проблемой повышения управляемости предприятия:
• улучшения контроля и ускорения бизнес-процессов,
• улучшения возможности их отслеживания бизнес-процессов,
• оптимизации рабочего времени,
• экономии трудовых ресурсов,
• повышения производительности труда и так далее.
Единственный способ решения таких задач - это внедрение автоматизированной системы. Однако в настоящее время попытка решить проблему внедрения такой системы сталкивается с большими трудностями.
В современной компании руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях ограниченного времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:
1. Большое количество процессов, в которых задействован менеджер, выполняющий различные роли: инициатора, ответственного исполнителя и контролера.
2. Огромное количество документов, требующих согласования, уточнения, ответа, отслеживания и исполнения.

3. Необходимо следить за своевременным выполнением поставленных задач и следить за выполнением взятых обязательств.
4. Объем дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений, постоянно растет.
С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль за выполнением принятых решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.
Исследование процесса автоматизации документооборота становится все более актуальным. Все больше предприятий достигают необходимого уровня зрелости, а также приходят к необходимости формализовать бизнес-процессы и внедрить инструменты их автоматизации. С другой стороны, предприятия сейчас прошли большой путь в создании личных информационных систем, что дает возможные потенциалы для реализации задач такого уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем встречают большие трудности в определении методологии и выборе программного обеспечения, которое может обеспечить адекватные инструменты для реализации задач данного класса.
Имеется определенная несогласованность на рынке: производители ПО пытаются решить проблемы, с которыми они встречаются на практике, усложняя само программное обеспечение. Этот процесс приводит к дополнительным трудностям при его реализации и увеличивает стоимость проекта. А в то же время покупатели систем не готовые к такому уровню сложности и, как правило, пытаются получить более легкое решение за более малую цену. Но опыт практических внедрений показывает, что такая реализация не оправдывает ожиданий, что приводит к некоторому охлаждению руководства предприятия к данной теме.
Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится в стадии становления. Несмотря на очень внушительный список производителей систем, которые в той или иной степени решают задачи этого класса, явных лидеров на рынке нет. Более того, сегодня спрос еще не сформировался достаточно четко, и потенциальные покупатели не всегда имеют

четкое представление о том, что они хотят получить в результате. Такая ситуация облегчает новым игрокам выход на рынок и поиск новых способов позиционирования.
Данная проблема выбрана для внедрения электронного документооборота, обуславливается надобностью создания в организации единого документационного пространства с учетом разумного применения человеческих ресурсов при выполнении установленных офисных работ.
Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:
• неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;
• попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему

лицу;


• накопление множества документов, назначение и источник

появления которых неясны;
• большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная реакция на новые воздействия;
• избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
• бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;
• невозможность установления истории работы с документами; избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких
копий одного документа.
Предмет научно-исследовательской работы- автоматизация документооборота.

Объектом данной работы является фирма по продаже недвижимости ООО «Реал».
Целью данной работы является разработка и внедрение автоматизированной системы электронного документооборота на предприятии. Осуществление этой цели определила необходимость решения следующих задач:
• изучение концепции информационных технологий, видов, специфики и путей их реализации;
• обзор структуры рынка программных продуктов в области электронного документооборота;
• классификация, сравнение и характеристики этих продуктов;
• разработка главных условий выбора эффективной автоматизированной системы документооборота;
• внедрение корпоративной системы электронного документооборота в рамках моделируемого предприятия;
• анализ полученных результатов.
Практическая значимость заключается в том, что сотрудникам фирмы будет проще работать с документацией, все документы будут храниться в одном месте.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Басыня, Е.А. Системное администрирование и информационная безопасность : учебное пособие : [16+] / Е.А. Басыня ; Новосибирский государственный технический университет. – Новосибирск : Новосибирский государственный технический университет, 2018. – 79 с. : ил. – Режим доступа: по подписке.
2. Мирошниченко, И.И. Языки и методы программирования: учебное пособие / И.И. Мирошниченко, Е.Г. Веретенникова, Н.Г. Савельева; Министерство образования и науки РФ, РГЭУ (РИНХ). – Ростов-на-Дону: Издательско-полиграфический комплекс РГЭУ (РИНХ), 2019. – 188 с.
3. Филиппов, Б.И. Информационная безопасность. Основы надежности средств связи: учебник / Б.И. Филиппов, О.Г. Шерстнева. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 241 с.
4. Балдин, К.В. Информационные системы в экономике: учебник
/ К.В. Балдин, В.Б. Уткин. – 8-е изд., стер. – Москва: Дашков и К, 2019. – 395 с.

5. Информационные технологии: лабораторный практикум : [16+] / авт.-сост. А.Г. Хныкина, Т.В. Минкина ; Северо-Кавказский федеральный университет. – Ставрополь : Северо-Кавказский Федеральный университет (СКФУ), 2018. – 122 с. : ил. – Режим доступа: по подписке.
6. Нагаева, И.А. Алгоритмизация и программирование. Практикум: учебное пособие / И.А. Нагаева, И.А. Кузнецов. – Москва; Берлин: Директ- Медиа, 2019. – 168 с.
7. Марусева, И.В. Управление сложными системами: (введение в основы автоматики и информатики) / И.В. Марусева, Ю.П. Петров; под общ. ред. И.В. Марусевой. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 180 с.
8. Сидорова, Н.П. Информационное обеспечение и базы данных:
практикум по дисциплине «Информационное обеспечение, базы данных» / Н.П.

Сидорова, Г.Н. Исаева, Ю.Ю. Сидоров; Технологический университет. – Москва; Берлин: Директ-Медиа, 2019. – 85 с.
9. Усманова, Н.Р. Документооборот предприятия / Н.Р. Усманова. - М.: Приор, 2019. - 400 c.
10. Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И. Андреева. - М.: Бизнес-школа Интел- Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2018. - 222 c.
11. Басаков, М. И. Документы и документооборот коммерческой организации / М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2019. - 416 c.